サロンのLINE予約対応を複数スタッフで回す方法｜取りこぼしを防ぐ手順

施術が終わってLINEを開くと、予約変更の相談と「今日の夕方、空いていますか」がまとめて届いている。既読は付いているのに、誰が返したのか、どこまで案内したのかが分からない。美容室・エステ・整体のように施術で長く手が離せない店では、予約枠の管理だけでは受付が回りません。スタッフ間の会話の引き継ぎまで整える必要があります。

RenRakuを提供する株式会社TechSyncが編集しています。情報確認日：2026年9月27日

取りこぼしは、5つの場面で起きる

対策を決める前に、自店でどの場面が起きているかを特定します。サロンで繰り返し出てくるのは、次の5つです。

まず自店でよく起きている場面を2つ選び、表の右の列から該当する章へ進んでください。全部を一度に直そうとすると定着しません。

「希望を受けた」と「予約が確定した」を分ける

予約の会話を段階に分け、今どこにいるかを、店の全員とお客様の両方に分かる言葉で伝えます。予約のやり取りで最も多い行き違いは、お客様は「予約できた」と思い、店は「希望を聞いただけ」と思っている状態です。「承知しました」「確認します」とだけ返すと、この差が生まれます。

「確定連絡済み」と「台帳に反映済み」を分けているのは、この2つを別の人が行うことが多いからです。確定を伝えたのに台帳が古いままだと、同じ枠に別の予約が入ります。台帳だけ更新して確定連絡を忘れると、お客様は不安なまま待ちます。どちらを先にするかは店の決まりで構いません。ただし、両方が終わるまで完了にしない点は全員で揃えます。

変更の希望は、新しい枠が決まるまで元の予約を残す

変更の連絡で起きやすい失敗は、希望を受けた時点で元の予約を消してしまうことです。希望の枠が埋まっていると、お客様は元の枠も新しい枠も失います。新しい枠を確定してから元の枠を外す、という順番を決まりにします。

キャンセルの連絡は逆です。受けたらすぐ台帳から外し、空いた枠を次の希望者に案内できる状態にします。

指名がある予約は、確認先が変わる

お客様がスタイリストや施術者を指名している場合、確認するのは店全体の空きではなく、その人の予定です。台帳の空きだけを見て返すと、指名された人は別の予約で埋まっていた、という行き違いが起きます。受付の段階で指名の有無を確かめ、確認中の記録には誰の予定を確認しているかを書きます。

施術中は返せない前提で、見る時刻と役割を決める

LINEを見る時刻と役割を、先に決めておきます。「手が空いた人が返す」運用では、全員が施術に入る時間帯に誰もLINEを見なくなるからです。

2名以下の店なら、受付役と枠の確認役を同じ人が兼ねて構いません。大事なのは役割の数ではなく、「この時刻に誰かが見る」と決めることです。その時刻が、お客様への約束になります。たとえば「施術の区切りと毎時00分に受付役が確認する」と決めれば、受付の返信で「16時までにご連絡します」と具体的な時刻を伝えられます。

当日の問い合わせと閉店前の確認は、別に決める

• 当日の予約の問い合わせ：返事が遅れるほど他店に流れやすいため、次に見る時刻を待たずに優先します。
• 受付役も施術に入る日：当日の問い合わせだけは各自の施術の区切りで見る、というように例外を決めておきます。
• 閉店前の確認：返していない連絡と、確定を伝えたのに台帳に入っていない予約の2つだけを見ます。

LINE公式アカウントで先に整える設定

別の道具を検討する前に、LINE公式アカウントの標準機能で整えられることを使い切ります。以下はLINEヤフー for Businessの公式マニュアル（2026年9月27日確認）に基づく手順です。

1. チャットをオンにする。管理画面の「設定」から「応答設定」を開き、「応答機能」でチャットをオンにします。オフのままでは人が返信できません。
2. 応答時間を曜日ごとに設定する。チャット設定で、曜日ごとに応答時間を設定します。応答時間内は「手動チャット」、応答時間外は「応答メッセージ」を選びます。こうすると、チャットをオンにしたまま、閉店後や定休日に自動で一次返信を返せます。
3. スタッフごとに別のビジネスIDで登録する。メンバーは1アカウントに100名まで登録できます。追加用の認証URLは発行から24時間で失効し、1回の発行で1名しか使えないため、人数分を発行します。ほかの人が入力中であることの表示は、別々のビジネスIDでログインしている場合にだけ出ます。店のIDを共有すると、この表示が出ず、誰が返したかも分かりません。
4. 担当者の仕組みを理解しておく。チャットには担当者を設定でき、未設定のときは最初にそのチャットを送信したメンバーが担当者になります。受付役が最初に返す運用なら、受付役がそのまま担当者になります。
5. 要対応と対応済みを使い分ける。チャットは「未読」「要対応」「対応済み」などのリストに分けて表示できます。確定が残っているものは要対応、確定連絡と台帳の反映まで終えたものは対応済み、と段階表に合わせます。
6. 定型文を登録する。受付・確定・変更・キャンセルの案内を定型文にしておくと、施術の合間でも文面が崩れません。

設定の組み合わせはLINE公式アカウントの応答設定、権限や端末の分け方はLINE公式アカウントを複数人で運用する方法で詳しく書いています。

LINEのタグとノートで、段階と引き継ぎメモを残す

無料の範囲でも、チャットのタグは5種類まで作れ、1つのチャットルームに1個付けられます。「希望受付」「枠確認中」「確定連絡済み」をタグにし、台帳まで終えたものを対応済みに移せば、段階表をそのまま画面に載せられます。

ノートは1ルーム1件までです。そのため、引き継ぎメモは書き足さずに、最新の状態へ上書きして使います。経緯を何件も残したい場合は、月額3,000円（税別）のチャットProオプションで、上限が次のように広がります。

交代前に残すのは、長い報告より次の一手

シフトの交代や施術に入る前に残す記録は、経緯の報告ではなく、次の人がすぐ動ける情報に絞ります。長い報告は施術の合間には続きません。残すのは次の5項目です。

説明用の記入例を3つ挙げます。名前と日時は架空のものです。

3つ目のように施術そのものの相談は、受付役が答えを作らず、施術担当に回します。受付役の仕事は、回答する人と時刻を決めて伝え、記録に残すところまでです。肌や体調のような繊細な情報は、どこに書き、誰が見られるかを店の決まりにしておきます。

よくある失敗と避け方

• 「確認中」とだけ書く。何を誰に確認しているかが無いと、次の人は同じ確認をやり直します。確認先の名前まで書きます。
• お客様に伝えた時刻を書かない。「16時までに」と約束したことが記録に無いと、交代した人は急ぐ理由が分かりません。
• 口頭で申し送って終わる。休憩や施術で聞き逃した人には届きません。口頭で伝えた内容も記録に一行残します。
• スタッフ個人のLINEで予約を受ける。店の誰にも見えず、そのスタッフが休むと止まります。店のアカウントへ送ってもらうよう案内します。

そのまま使える返信の例

返信では、確定前か確定後かを明示し、次に連絡する時刻を約束します。以下はこの2点を押さえた説明用の例文です。日時や担当者名は自店に合わせて書き換えてください。

埋まっていた場合は、代わりの候補を2つほど添えると往復が減ります。候補の枠を返事が来るまで押さえるかどうかも、店で決めておきます。押さえない場合は「先着順のため、お返事の時点で埋まっている場合があります」と添えます。問い合わせ全般の例文は問い合わせへの返信例文15選にまとめています。

LINEの標準機能で足りる店、足りなくなる店

ここまでの設定と決まりで、多くの店はLINE公式アカウントだけで回り始めます。回っているうちは道具を足す必要はありません。覚える画面が1つ増え、定着しなければスマートフォンのLINEに戻るだけだからです。

右の列に2つ以上当てはまったら、連絡の受け口を1つの画面に集める方法を検討する時期です。1つだけなら、たいていLINE側の設定か店の決まりで解けます。LINEとメールを一か所で扱う考え方はLINEとメールを一元管理する方法で詳しく書いています。

自動応答や一斉配信は、道具を足した後もLINE公式アカウントの側で使い続けます。

RenRakuで、シフトをまたいでも相談の続きを共有する

RenRakuは、LINE公式アカウントとメールの問い合わせを1つの受信箱にまとめ、チームで同じ履歴を見ながら対応するクラウドです。予約システムではないため、予約枠は今の予約システムや台帳に残します。

「開いただけ」と「返した」が区別される

問い合わせの状態は、次のように切り替わります。

施術の合間に内容だけ確認した連絡も、返すまで未返信のまま一覧に残ります。

一覧には、最後に返信した人（返信前は最後に開いた人）の名前が自動で表示されます。標準の設定では、同じ問い合わせを開いている人も画面に出ます。ほかの人が返信中なら、送信は止まります（スタンダード・プレミアム。管理者の設定で使わないこともできます）。代わって返すときは、ひと声かけてから返信欄の「○○さんが返信中です」を押して引き継ぎます。誰が引き受けたかは、見出しの右の「担当」で担当者を決めて残せます（スタンダード以上）。担当になった人には通知が届きます。

段階はタグと要対応で表す

予約の段階は、手で付け外しするカラータグで表します。「希望受付」「枠確認中」のようなタグを作り、段階表と対応させます。

確定連絡の後も台帳の反映が残るものには、RenRakuの要対応の印を付けます。LINE公式アカウントの「要対応」とは別の印です。要対応は返信しても自動では外れないため、「台帳の反映が済んだら外す」決まりに向きます。

引き継ぎはメモに残し、用件はルームグループで分ける

引き継ぎの記録は、前の章の型で問い合わせごとのメモに書きます。交代した人は、会話とメモを同じ画面で読めます。

• メモはお客様には見えません。
• ピン留めして先頭に固定でき、一覧には「メモあり」の印が出ます。
• 投稿したメモは編集できないため、状況が変わったら新しいメモを足します。

用件で分けるなら、ルームグループで「新規予約」「変更・キャンセル」「来店後の相談」のような入れ物を作り、問い合わせを移します。各グループの横には、未読と未返信を合わせた件数が出ます。自動の振り分けは無いため、受付役が最初に開いたときに移します。施術の区切りには、変更・キャンセルから見ます。

誰も画面を見ていない時間の新着と、メールの問い合わせ

全員が施術中で誰も画面を開いていないとき、新着を管理者が設定した宛先に通知できます。宛先は最大10件で、お客様の名前や本文の先頭50文字を知らせます（初期状態では無効）。同時にログインできる端末は1アカウント2台までなので、受付のパソコンとスマートフォンを併用できます。

フォームから届く通知メールは、本文に書かれたお客様のアドレスを読み取り、人ごとに分けて表示します。同じお客様のLINEとメールは自動では結び付かないため、管理者が顧客カードにメールアドレスやLINEを追加して束ねます。束ねると、会話画面の上部に同じお客様の別の会話が並び、どのスタッフも切り替えられます。

AIの下書き、定型文、タスク

プランの条件

複数のスタッフで回すなら、スタンダードが入口です。店舗ごとにLINE公式アカウントを分けている場合は、プレミアムが前提です。InstagramのDMと電話は扱いません。

予約変更一件で、引き継ぎを試す

仕組みが合うかどうかは、予約変更を一件流してみると分かります。スタッフ2名で、架空の連絡を使って試します。LINEの標準機能だけで試す場合も同じ手順です。

1. スタッフの一人がお客様役になり、自分のLINEから店のアカウントへ「10月12日11時の予約を14時以降に変えたい」と送る。
2. 受付役が開き、確定前であることと回答の時刻を伝える返信を送る。段階の印を付け、引き継ぎメモの型で記録する。
3. 受付役がその場を離れた想定で、もう一人がメモだけを読み、枠の確認と回答を引き継ぐ。受付役に口頭で聞かずに進められるかを見る。
4. 確定の連絡を送り、台帳を更新し、段階の印を外す。元の予約が先に消えていないかも確かめる。
5. 閉店前の確認の手順で、この一件が完了として扱われているかを確認する。

見るべきなのは機能の多さではなく、3の場面で施術中のスタッフに何度も確認せずに進められたかどうかです。途中で出た質問は、記録の型に足りなかった項目です。型に一行足して、もう一件試してください。

RenRakuの14日間の無料トライアルは、契約プランに関係なくプレミアム相当の機能で試せます。

気になる疑問

施術中でLINEを返せない時間は、お客様にどう案内すればよいですか？

閉店後や定休日は、LINE公式アカウントの応答時間を曜日ごとに設定し、応答時間外は応答メッセージで一次返信を返します。文面には、すぐ返せないことと何時以降に連絡するかを入れます。営業中に施術で抜ける時間帯は、受付役がLINEを見る時刻を決め、受付の返信でその時刻を約束として伝えます。

予約の変更に「承知しました」とだけ返してしまいました。どうすればよいですか？

お客様が確定したと受け取っている可能性があるため、早めに追いかけの連絡を送ります。変更先の空きを確認中でまだ確定していないこと、元のご予約はそのまま残していること、何時までに連絡するかの3点を伝えます。以後は、確定前の返信に「まだ確定ではありません」と書く決まりにします。

LINE公式アカウントで、誰が返信したかを分かるようにするには？

スタッフごとに別々のビジネスIDでメンバー登録し、各自のIDでログインします。チャットの担当者が未設定の場合は、最初にそのチャットを送信したメンバーが担当者として設定されます。店のIDを共有していると誰が返したかが分からず、ほかの人が入力中であることも表示されません。

RenRakuで予約枠の管理や自動返信はできますか？

できません。RenRakuは問い合わせの受信箱で、予約枠の管理、ダブルブッキングの防止、予約リマインドの送信、自動応答は扱いません。予約枠は今の予約システムや台帳に、時間外の一次返信はLINE公式アカウントの応答メッセージに任せます。RenRakuでは、連絡の状況と引き継ぎの記録を共有します。

2店舗でLINE公式アカウントを分けています。RenRakuでまとめて見られますか？

プレミアム（月額4,980円・税抜・10名込み）なら、LINE公式アカウントを3つまで接続できます。一覧の上の切り替えで、店舗ごとのLINEに絞って表示することもできます。ライトとスタンダードで接続できるLINE公式アカウントは1つです。さらに窓口を増やしたい場合は、プレミアムで1口につき月500円（税抜）で追加できます。

確認した公式情報

情報確認日：2026年9月27日。料金・機能・利用条件の最新情報は各公式ページでご確認ください。本文の段階表・役割分担・記入例・例文は説明用の例です。

• LINE公式アカウント マニュアル「チャット」
• 同「チャットを有効にする」
• 同「応答設定」
• 同「応答メッセージ」
• 同「チャット設定」
• 同「権限管理」
• LINE公式アカウント「料金プラン」（チャットProオプション）
• RenRaku公式：機能・料金・FAQ

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