AIが下書きを作るだけでも助かる。でも、決まった受付案内なら送信まで任せたい。自動返信を始めるときに必要なのは、「全件ON」ではなく、任せる場面を具体的に決めることです。
Dots × RenRakuでは、権限と動作ルールを設定すれば、ケースに応じて送信まで自動化できます。まずは資料の受領連絡や確定した定型案内など、条件が明確な仕事へ限定します。不足や矛盾があれば、送らず下書きと確認点を残す運用にします。
RenRakuを提供する株式会社TechSyncが編集しています。情報確認日：2026年10月4日
読む・下書き・送信を、別の段階で任せる
「AIを使う」と「顧客へ自動で送る」は別の選択です。まず、任せる段階を分けます。
| 段階 | AIの成果 | 人が確かめること |
|---|---|---|
| 情報の整理 | 会話と資料の要点 | 根拠と読み取りの正しさ |
| 下書き | 顧客へ送れる返信案 | 内容、金額、宛先など |
| 条件付き送信 | 許可した定型対応の返信 | 対象条件、結果、例外 |
RenRakuのDots連携では、送信権限は初期状態でOFFです。AI管理と接続画面の両方で明示的に許可し、保存済みの返信下書きを送る仕組みです。添付・CC・BCC付きは画面から送信します。RenRakuの自動返信の条件
任せやすいのは、答えの根拠と条件が決まった仕事
毎回の判断が小さく、会社の案内が確定している対応から始めます。説明用の例を挙げます。
- 資料の受領：受け取れたことを伝え、次の手順を案内する。
- 初回の案内：確定した受付手順や、必要な入力の案内を送る。
- 営業時間など：会社の正しい案内を根拠に答える。
受領連絡は、内容の承認とは分けます。「資料を受け取りました」と「資料に問題ありません」は違う判断です。資料の不足があるときは、どちらの案内を出すか決めておきます。
定型文を用意するだけでは足りません。どの条件で使い、どの条件では使わないかまで、短く書きます。
判断が必要な連絡は、下書きへ戻す
金額や契約条件が曖昧なときは、送信より確認を優先します。自動対応の対象を狭めることで、通常の連絡は進めやすくなります。
- 登録済みの料金表と、顧客の説明が食い違う。
- 添付が読めず、どの資料か分からない。
- 本人・会社・案件の特定に不安がある。
- 例外料金、受任可否、法的な判断などの確定が必要。
- 以前の案内を変更するよう求められている。
「分かりません」で終える必要はありません。確認できた点は下書きにまとめ、不足する質問を具体的に残します。人が引き継いだときに、調査を最初からやり直さない形にします。
OpenAI側の安全確認も残ります。独自ルールや送信許可で、その確認を無効化することはできません。Dotsの制御に関する公式説明
1つの対応を、6行のルールにする
長い注意書きを作るより、1つの仕事を同じ書式で定義します。以下は資料受領を想定した、説明用のひな形です。
対象：資料受付ルームの新着。
参照：最後の職員返信以降の連絡と、対応する添付。
送る内容：受領したことと、確定している次の手順。
送らない内容：内容の承認、金額や納期の確約。
確認へ回す条件：資料が読めない、本人や案件が不明、説明に矛盾がある。
残す結果：返信と、必要な分類・確認点。
「何でも自動化」ではなく、この単位を増やします。業務ごとに判断基準が違うため、初回相談と既存案件の進捗確認を同じルールにしないことも大切です。
返信不要の通知や営業への対応も、顧客への返信とは別のルールにします。タグ整理だけで終える仕事があっても構いません。
送信前のテストは、正常な例と例外の両方で
想定どおりの1件だけでは、自動送信を任せる判断はできません。送る例と、送ってはいけない例を並べて試します。
| テスト | 期待する動作 | 確認する結果 |
|---|---|---|
| 通常の資料受領 | 定型案内を準備する | 受領と承認を混同しない |
| 複数の追加連絡 | まとめて内容を確認 | 古い質問や訂正を落とさない |
| 読めない画像 | 送信を止めて確認 | 読めたような断定がない |
| 職員が先に返信 | 古い案を送らない | 最新の会話の状態を確認 |
| 除外ルーム | 対象の作業をしない | 不要な下書きや送信がない |
この表は推奨する導入テストで、すべてのケースに対する製品保証ではありません。テスト用の宛先を使い、実際の結果を確かめます。
任せた後は、結果と例外が見える受信箱へ
自動返信は、業務を見えなくするための機能ではありません。顧客とのやり取りと、確認が必要な仕事を同じ場所で見返せる運用を作ります。
開始後は、誤った送信だけでなく、止まった連絡や重複した下書きも確認します。利用枠や接続が切れたとき、誰が手動対応へ戻すかも決めます。
RenRakuのMCP連携はスタンダード以上で利用できます。OpenAI側の対応アカウントと利用条件は別途必要です。まず下書きで自社の連絡を確かめ、条件が明確な仕事から送信へ進めるのが、この記事で勧める導入順序です。
「どこまで任せられるか」は、会社の案内と業務で変わります。資料受付、初回案内、相談の分類など、いま繰り返している仕事を持ち寄って相談してください。
気になる疑問
AIの自動返信は最初から有効ですか？
RenRakuのDots連携では、送信権限は初期状態でOFFです。AI管理と接続画面で明示許可し、対象とルールを決めて運用します。
下書き運用だけでも使えますか？
使えます。新着の経緯を確認して返信案を保存し、人が内容を確かめて送る運用から始められます。
資料を受け取ったら承認まで任せるべきですか？
受領と承認は別の判断です。この連載では、まず受領連絡と確定した案内に限定し、内容の承認や例外判断は別に扱う運用を勧めています。
ルールを設定すれば安全確認はなくなりますか？
なくなりません。OpenAIの安全確認、接続先の権限や利用枠などが引き続き適用されます。
どの業務が向いているか相談できますか？
RenRakuの導入相談で、自社の窓口、定型文、例外条件をもとに検討できます。MCP連携はスタンダード以上で、OpenAI側の利用条件も確認します。
確認した公式情報
情報確認日：2026年10月4日。機能・料金・提供対象は変更される場合があります。本文の依頼文・会話・運用例は説明用です。AIの正確性、無停止・即時処理、導入効果を保証するものではありません。
DOTS GUIDE / 全4回
基本から、顧客対応の自動化へ。
Dotsの仕組み、接続方法、RenRakuでの使い方を順番に整理します。
- 01 / 公開中OpenAI Dotsとは？できることと使い方
通常のチャットとの違い、利用条件、最初に任せる仕事。
- 02 / 公開中DotsとMCP：業務ツールにつなぐ仕組み
接続許可・新着通知・業務ルールを分けて理解する。
- 03 / 公開中RenRakuでメッセージ対応を自動化
会話・添付の読取から返信下書き、タグ整理へ。
- 04 / この記事AIの自動返信：任せる範囲とルール
送信してよい定型対応と、確認が必要な相談を分ける。