問い合わせ管理ツールの予算の決め方｜月額費用と減らしたい手間で考える

月3,000円は安いのか、高いのか。見積書を前に手が止まるのは、金額を比べる物差しが社内にないからです。毎日、過去のメールを探し、同僚に「この件、返した？」と確かめているなら、その時間も今の運用にかかっている費用です。

RenRakuを提供する株式会社TechSyncが編集しています。情報確認日：2026年9月27日

「売上の何％」で決めない理由

ITツールの予算を調べると、「売上の何％まで」という目安に行き当たることがあります。ただ、問い合わせ管理ツールをこの比率で決めると、実際に必要な額とずれやすくなります。理由は3つです。

• 費用は売上ではなく、人数と窓口の数で動く。問い合わせ管理ツールの多くは、使う人数や、つなぐメールアドレス・LINE公式アカウントの数で料金が決まります。売上が伸びても、対応する人が同じなら費用は変わりません。売上が落ちても、人数を減らさなければ費用は下がりません。
• 同じ売上でも、1件の重みが違う。説明用の例として、月商500万円の会社が2つあるとします。「単価5万円の案件を月100件」の会社と「単価100万円の案件を月5件」の会社では、1件返しそびれたときの損失が20倍違います。比率で決めると、単価の高い事業ほど予算を小さく見積もりがちです。
• 翌年に見直せない。出典のはっきりしない比率を基準にすると、更新のときに「なぜこの金額なのか」を誰も説明できません。効いていない契約も、惰性で続きます。

代わりに使うのは、自社の受信箱と日々の作業の中にある数字です。導入後に同じ方法で測り直せば、効果があったかどうかの判定にもそのまま使えます。

最初に測るのは「返信そのもの」以外の時間

最初に測るのは、返信の文面を考える時間ではなく、その前後で情報を探したり確かめたりする時間です。問い合わせ管理ツールで減らせる見込みがあるのは、主にこちらです。

1週間だけ、次の5種類の作業に何分かかったかを記録してください。正確な原価計算より、何を減らしたいかを見つけることが目的です。

• 履歴探し：過去のメールやLINEのやりとり、添付ファイルを探し直す時間。
• 確認：「この件、誰か返した？」と同僚に聞く、聞かれる時間。
• 転記：LINEやメールの内容を、表計算や社内チャットに書き写す時間。
• 二重対応の後始末：同じ問い合わせに2人が返しかけた、または返してしまったときの調整。
• 返しそびれの発見：数日たって未返信に気づき、お詫びを添えて返す手間。

記録は、1回ごとに1行を足していく簡単な表で足ります。列は、下の例をそのまま使ってください。

「そのときの状況」の欄は省かないでください。どの窓口の、どんな場面で時間が消えているかが分かり、ツールの候補を絞るときにも使えます。たとえば時間の大半がLINEの履歴探しなら、LINEとメールを同じ画面で見られるかが、選ぶときの条件になります。

記録が1週間分そろったら、次の2つをメモしておきます。

• 合計の分数：次の節で、上限を出す材料になります。
• いちばん時間を取っている作業の種類（1つだけ）：無料トライアルで確かめる対象になります。

払ってよい月額の上限を、4つの数字で出す

上限は、ツールで取り戻せそうな価値の「一部」として置きます。価値は2つの方向から見積もります。1つは前の節で記録した時間、もう1つは返しそびれて失った問い合わせです。

1. 時間の価値を出す。1週間の記録の合計を4倍して月の分数にし、社内の時間単価を掛けます。時間単価は、給与を労働時間で割ったおおよその額で構いません。
2. 1件あたりの粗利を出す。受注単価に粗利率を掛けます。単価に幅があるなら、平均ではなく件数のいちばん多い価格帯を使います。平均は少数の高額案件に引っ張られ、上限を大きく見せるからです。
3. 返しそびれ（対応漏れ）の件数を数える。直近3か月の受信箱をさかのぼり、次の2つを数えて3で割ります。返信しないまま終わった問い合わせと、返信が数日遅れて反応がなくなった問い合わせです。1件も見つからなければ、この項目は0円として進めます。
4. 期待できる額の一部を上限にする。返しそびれのうち取り戻せる割合は、控えめに置きます。予算が合わなかった、すでに他社に決めていた、という問い合わせも混ざるからです。出てきた期待値のうち、どれだけを払うかを決めます。

数字を入れてみる（説明用の例）

受注単価20万円、粗利率40％の事業で計算すると、次のようになります。

• 1件あたりの粗利：20万円×40％＝8万円
• 返しそびれ：3か月をさかのぼった結果、返せないまま終わった問い合わせが月平均2件
• 期待できる粗利：その半分を取り戻せると置けば、月8万円
• 上限の目安：初年度はこの4分の1から10分の1、つまり月2万円から8,000円

4分の1から10分の1という置き方は、この記事での例です。想定が外れても損が小さい範囲にとどめるためのもので、決まった相場ではありません。

時間の価値は、上限とは別の行に書く

時間の価値も同じ例で出しておきます。1週間の記録の合計が100分なら、月に約400分です。時間単価を2,500円と置けば、約1万7,000円分になります。この額は、返しそびれから出した上限にそのまま足さず、別の行に書きます。作業の時間が減っても、給与が減ったり売上が増えたりするとは限らないからです。

• 上限に含める分：残業代が減るなど、実際にお金が浮く見込みのある分だけ。
• 含めない分：浮いた時間を何に使うかを一言添える（例：「新人に任せられる範囲が広がる」）。

返しそびれが1件も見つからなかった会社は、この実際に浮く分が上限の根拠になります。

予算表を、6つの行に分ける

上限が決まったら、候補の費用をその枠に当てはめます。月額に12を掛けただけの表では、年度の途中で食い違いが出ます。次の6行を持たせてください。

今年の予算には初期設定や移行の手間を含め、翌年の継続予算とは分けて書きます。最安の構成で契約してから必要な機能を足すより、最初から必要な構成で見積もるほうが、上限と比べやすくなります。

「別サービス」の行で見落としやすい費用

LINEで問い合わせを受けているなら、LINE公式アカウントの料金は問い合わせ管理ツールとは別にかかります。2026年9月27日に公式の料金ページで確認したプランは、次の3つです（いずれも税別）。

• コミュニケーションプラン：月額固定費0円（無料メッセージ200通）
• ライトプラン：月額固定費5,000円（同5,000通）
• スタンダードプラン：月額固定費15,000円（同30,000通）

予算で差が出るのは、通数の数え方です。公式ページでは、LINEチャットの送受信、応答メッセージ、あいさつメッセージは通数にカウントされないと案内されています。LINE公式アカウントの画面から1対1で返すだけなら、LINE側の固定費は0円のまま組める場合があります。反対に、友だち全員へのお知らせ配信を増やす予定があるなら、その分をこの行に上乗せします。

メールも同じです。受信箱を1つにまとめるタイプのツールは、今のメールアドレスをつないで使います。そのため、独自ドメインのメールサービスの契約は多くの場合そのまま残ります。置き換わる費用と残る費用を分けて書くと、「新しく増える金額」が正しく出ます。

補助金を当てにする前に確かめること

デジタル化・AI導入補助金2026（旧IT導入補助金）の通常枠では、クラウド利用料も補助の対象です。主な条件は次のとおりです。

• クラウド利用料：最大2年分が対象
• 補助率：2分の1以内（条件により3分の2以内）
• 補助額：1プロセス以上の申請で5万円以上150万円未満

補助率2分の1なら、対象経費が10万円に届かないと補助額の下限に達しない計算です。

対象になるのは、事前に事務局の審査を受けて登録されたITツールだけです。検討中の製品が登録されているかは、公式サイトのITツール検索で確かめます。

上限の判定は、補助が乗っている間の実質負担ではなく、補助が終わった後の月額で行ってください。申請の流れは士業事務所のDXに使えるデジタル化・AI導入補助金ガイドで整理しています。

課金の型で、人が増えたときの伸び方が変わる

同じ「月額いくら」でも、人が1人増えたとき、減ったときの動き方は製品によって違います。予算表の「基本料金」の行は、この型を確かめてから埋めます。

人数が増える見込みがあるなら、今の人数と、増えた後の人数の2通りで全候補を並べ直してください。単価で並べた順位と、自社の人数で合計した順位は入れ替わることがあります。見積書のどこを見れば各社を同じ条件にそろえられるかは、見積書のユーザー単価の見方で整理しています。3人・5人・10人での具体的な合計額は、問い合わせ管理システムの料金比較にまとめました。

もう1つ、表示価格が年払い前提の月額換算かどうかも確かめます。途中で人数が減る会社では、割引のある年間契約より、月額契約のほうが年間の総額が小さくなることがあります。その試算はSaaSの年間契約と月額契約の違いにまとめています。

RenRakuなら、人数と機能から試算できる

RenRakuは、LINE公式アカウントとメールの問い合わせを1つの受信箱にまとめ、チームで共有する問い合わせ管理ツールです。料金は定額に人数枠が付いた型で、表示価格はすべて税抜です。月間のメッセージ数と顧客カード数は、全プランで無制限です。

人数を入れると、月額はこう変わる

追加ユーザーは、スタンダードとプレミアムで1人月500円です。自社の人数を入れた月額と、12か月の合計は次のとおりです（税抜。追加ユーザー以外の追加料金は含みません）。

1人あたりに直すと、スタンダードを3人で使えば約993円、プレミアムを10人で使えば498円です。6人ならスタンダード＋3人で4,480円です。人数がこのあたりの会社は、窓口の数や必要な機能でどちらにするかを決めます。

人数より先に、機能でプランが決まる場合

• 入力フォーム・アンケートはプレミアム限定の機能です。使いたい場合は、プレミアムで見積もります。
• メールアドレスやLINE公式アカウントを複数つなぎたい場合も、プレミアムです。メールは5つ、LINEは3つまで含まれます。
• やりとりごとの担当者の割り当て、タスク（担当者と期限の設定）、AI連携（MCP）を使いたい場合は、スタンダード以上です。
• 1人で受けるだけなら、ライトでも受信箱とAI返信ドラフトは使えます。ただし人数は追加できません。

つまり3人の会社でも、入力フォームや2つ目の窓口が要るなら、プレミアムの4,980円で見積もります。人数だけで構成を決めると、契約後に足りない機能が見つかり、上限を超える原因になります。

「500円」は3種類ある

予算表の「追加料金」の行では、同じ500円でも中身の違う3つを分けて書きます。

• ユーザー追加：1人月500円（スタンダードとプレミアム）
• AI回数の追加：300回ごとに月500円（全プラン）
• メール・LINE窓口の追加：1口月500円（プレミアム限定）

容量の追加は100GBごとに月1,000円で、プレミアム限定です。ライトとスタンダードで容量が足りなくなったときは、プラン変更で対応します。

AIの回数が月の上限に達すると、止まるのはAI返信ドラフトとAI文章添削だけです。手動の返信やほかの機能は、そのまま使えます。容量の上限に達しても、受信したメールやLINEの保存は止まりません。止まるのは、添付付きの送信など、社内から新しくファイルを上げる操作です。

予算を決める前に知っておきたいこと

• 集計・分析レポートはありません。対応件数や返信までの時間は、画面では集計できません。効果は、時間の記録と返しそびれの件数を手で数え直して判定します。
• 無料プランはありません。14日間の無料トライアルがあり、クレジットカードの登録は不要です。
• プラン変更・解約はいつでもでき、違約金はありません。申し込み・変更・解約など金額が動く操作は、代表者の権限で行います。
• 減らすときは、先に止まって知らせます。下位プランへ変更するとき、今の利用状況が変更後の上限を超えていれば、超えている項目を示して変更を止めます。データが自動で消されることはありません。

全社・複数部署など大人数で導入する場合は、エンタープライズも比較できます。プレミアムの上位プランで、通常の人数追加より費用を抑えられる個別見積もりです。人数・部署・窓口数を伝え、利用枠と契約条件を確認してください。

予算を決める最後の材料は、現場の試行

14日間の無料トライアルは、予算の仮説を確かめる期間として使います。導入前の記録と2週目の記録を並べ、予算表を実際の数字で埋め直します。

1. 記録表の「そのときの状況」欄を見て、探し直しがいちばん多い窓口を1つ選ぶ。
2. 導入前の1週間の記録を、比べる基準として手元に残す。
3. その窓口のメールアドレスかLINE公式アカウントをつなぎ、普段返信している人が実際に使う。管理者だけが触っても、確認の手間が減るかは分からない。
4. 未読・未返信・返信済の表示と、最後に返信した人の自動表示で、「誰か返した？」と聞く回数が減るかを見る。やりとりごとに担当者を決めると、一覧に担当者名が出る（スタンダード以上）。
5. 2週目に、導入前と同じ記録表をもう一度つける。1週目は操作に慣れる期間として、数字の比較からは外す。
6. 最終日に、予算表の6行を実際の数字で埋め直す。

導入後に何が良くなれば継続するかを先に決めておけば、「安いから契約する」ではなく、使う理由のある予算にできます。定着しないまま元のメール運用に戻るパターンは、問い合わせ管理の導入が失敗する理由で整理しています。

稟議に出す予算メモと、販売元に確かめる質問

決めた上限と構成は、次のような1枚のメモにまとめます。社内の承認にも、翌年の見直しにも使えます。○の部分は自社の数字で埋めてください。

最後の「やめる条件」を省かないでください。ツール代が膨らみやすいのは、高いものを買ったときより、要らなくなったものを解約しないままにしたときです。判定日と数え方まで書いておけば、レポート機能の有無に関係なく判定できます。

見積もりを受け取ったら、販売元に確かめる質問

料金ページだけでは埋まらない行は、申し込む前に販売元へ質問して埋めます。次の6つを問い合わせに貼り付ければ、予算表の「追加料金」「契約条件」「やめる条件」を埋める材料がそろいます。

RenRakuの場合、5番と6番の答えは次のとおりです。

• 5番：解約またはトライアル満了の日から翌月末までデータを保持し、保持期限の14日前と3日前に予告メールが届きます。会社全体のデータは運営が書き出して渡す形で、利用者が自分で書き出せるのは顧客データなどの一部です。
• 6番：前の節のとおり、試用中はプレミアム相当で開放されます。

Freshdeskも、登録から14日間はEnterpriseプランを使えると案内しています。

予算は使い切るための枠ではなく、判断を止めないための線です。上限、構成、やめる条件の3つがそろえば、金額の大小に迷わず次の一歩を決められます。

気になる疑問

売上の何％をツール費用にすべきですか？

一律の比率では決めません。問い合わせ管理ツールの費用は売上ではなく、使う人数と窓口の数で動くためです。探す・確かめる作業の時間と、返しそびれた問い合わせの件数から上限を出し、その範囲で必要な構成の月額を比べます。

1人で問い合わせを受けている場合も、ツールに予算を割くべきですか？

1人なら「誰が返したか」の確認は起きないため、減らせるのは主に履歴探しと返しそびれです。1週間の記録でその時間が小さければ、今の運用のままでも構いません。RenRakuには1人用のライトプラン（月1,480円・税抜）がありますが、人数は追加できません。近いうちに人を増やす予定があるなら、スタンダードから見積もります。

見積もりは税抜と税込のどちらでそろえるべきですか？

どちらでも構いませんが、全候補を同じ条件にそろえます。税抜表示・税込表示・税の表記がない製品、米ドル建ての製品が混ざったまま並べると、順位が入れ替わることがあります。RenRakuの表示価格は税抜で、請求時に消費税が上乗せされます。請求書には、本体価格と消費税額が分けて記載されます。

無料で問い合わせ管理を始める方法はありますか？

LINE公式アカウントのコミュニケーションプランは、月額固定費0円です。LINEチャットの送受信は、メッセージ通数に数えられません（2026年9月27日に公式ページで確認）。ただし、履歴探しや「誰が返したか」の確認の手間はそのまま残ります。記録をつけて、その時間が許容できるかで判断します。RenRakuに無料プランはなく、14日間の無料トライアルがあります。

途中で人が増えたら、予算はどう組み直しますか？

予算表の基本料金を、増えた後の人数で計算し直します。RenRakuのスタンダード・プレミアムは1人月500円（税抜）で、50人分まで追加できます。6〜7人ならプレミアムの10人込みとも比較します。全社・複数部署で導入する場合は、通常の人数追加より費用を抑えられるエンタープライズの見積もりも取ります。利用枠と契約条件を同じ予算表に並べて判断します。

確認した公式情報

情報確認日：2026年9月27日。料金・機能・利用条件の最新情報は各公式ページでご確認ください。本文の運用・試算・数値は説明用の例で、導入の効果を保証するものではありません。

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