中小企業向け問い合わせ管理システムの選び方｜兼務でも続けられる条件

専任のサポート担当はいない。営業や事務が本業の合間にメールとLINEを見ていて、担当が休んだ日は「この件、誰が返した？」と聞き回っている。そんな職場で問い合わせ管理システムを探すと、どの製品も「中小企業向け」をうたい、違いが見えにくいはずです。

RenRakuを提供する株式会社TechSyncが編集しています。仕様・出典確認日：2026年10月18日

比較の前に、窓口・見る人・時間帯を書き出す

製品ページを開く前に、問い合わせがいまどこに届き、誰が見ているかを書き出します。ここが曖昧なままだと、どの製品も「良さそう」に見えて決め手がなくなります。

数えるのは全社員数ではなく、問い合わせを実際に見る人の数です。10名の会社でも、メールとLINEを見るのが事務2名と営業1名なら、必要な席は3つかもしれません。

一方、普段は見ない社長や技術担当が、月に数回だけ経緯を確認したい場合もあります。その人を席に数えるかどうかで、料金が変わります。「毎日触る人」と「たまに確認するだけの人」は、分けて書いておくと後の比較で役立ちます。

「休みの日の代わり」と「返信のあとに発生する作業」は見落とされがちです。しかし兼務の職場で問い合わせが止まるのは、たいてい担当が替わったときと返信のあとです。判断軸の全体像は問い合わせ管理システムの選び方｜少人数チームが比較すべき7つの判断軸にまとめています。

兼務の現場で確認したい5つの条件

兼務の職場で問われるのは、機能の多さよりも「本業の合間に開いて、数分で状況をつかめるか」です。次の5つを、デモ画面を眺めるのではなく、自社の問い合わせを当てはめて確認します。

1. 窓口を探し回らない

兼務の人は、メールソフトとLINEの管理画面、ときに個人のスマートフォンを行き来しています。見る場所が3つあれば、見落としの入口も3つです。確かめたいのは次の2点です。

• LINEとメールが同じ一覧に並ぶか
• 未返信のものだけを絞って見られるか

LINE公式アカウントを窓口にしているのにメール専用の製品を選ぶと、LINEだけは別の画面で見続けることになります。

2. 誰が見て、誰が返したかが分かる

少人数の職場で起きやすいのが、二重返信と「誰かが返したと思っていた」という放置です。製品によって、担当者を指名する方式や、開いた人・返した人を自動で記録する方式などがあります。方式は問いません。一覧を見ただけで「この件は誰が触っていて、返信済みかどうか」が分かるかを確かめてください。

3. 休んだ人の続きを引き継げる

引き継ぎに要る情報は2種類あります。それぞれ、確かめ方が違います。

• 過去のやり取りそのもの：顧客ごとに履歴がまとまるかで確認する
• やり取りには書かれていない社内の事情（「値引きは社長に確認済み」「次回は電話を希望」など）：顧客に見えない社内メモを残せるかで確認する

メールとLINEの両方で連絡してくる顧客がいるなら、2つの窓口のやり取りを同じ顧客として並べられるかも見ておきます。

4. 返信後の作業が残る

折り返しの電話、見積の作成、商品の発送。返信済みの印が付いたあとに残る作業は、兼務の職場でいちばん消えやすい部分です。返信とは別に「誰が・いつまでに・何を」を残せるかと、期限が近づいたときに担当者が気づける仕組みがあるかを確認します。

やり残しを防ぐ運用は問い合わせのタスク管理｜返信後のやり残しを防ぐ運用と担当の決め方で詳しく扱っています。

5. たまに触る人も迷わない

管理者が使いこなせることと、週に数回しか開かない人が使えることは別です。設定項目が多い製品ほど、たまに触る人には「どこを押せばいいのか分からない」画面になりがちです。

試すときは、いちばん触る頻度の低い人に操作してもらい、返信するまでに迷った箇所を書き留めてください。外出の多い営業が見るなら、スマートフォンから確認できるかもここで試します。

料金は「最低契約人数」と「1年後の人数」で並べる

料金を1ユーザーあたりの単価だけで並べると、比較がずれます。最低契約人数がある製品では、支払いが「単価×見る人数」ではなく「単価×最低契約人数」から始まるからです。1人ごとの課金と人数枠つきのプランとでは、人が増えたときの伸び方も違います。

次の表は、問い合わせ対応に使われる製品の料金ページの記載を並べたものです。機能の差は含んでいません。

最低契約人数が多いと、使わない席の分も払う

最低契約人数が自社の「見る人」より多い製品では、使わない席の分まで毎月払います。3名で見る会社の場合、下限は次のとおりです。

• メールワイズ：5ユーザー分の月3,000円
• kintoneでメール共有まで行う場合：1,800円×10ユーザーに5,000円を足した月23,000円

ただしkintoneは、案件管理や日報などの業務アプリも自分たちで作れる基盤です。10ユーザー分を複数の業務で使い切れる会社なら、下限の高さは問題になりません。

人が増えたときの伸び方と、確認だけする人の扱い

1人ごとの課金は人数に比例して増え、人数枠つきのプランは枠を超えたところで段差ができます。メールワイズは、人数が増えても1人600円のまま伸ばせます。スタンダードコースでメールアドレスを10個まで登録できるため、人数や窓口が多い会社ほど強みが出ます。

たまにしか触らない人の扱いも、製品で違います。yaritoriは「閲覧のみ」権限のユーザーを課金ユーザー数に含めないと案内しています。Re:lationもプロプランの内容に「閲覧ユーザー5名」を挙げています。経緯を確認するだけの人が多い会社には、理にかなった設計です。

税の表示と、LINE公式アカウント側の費用を揃える

並べる前に、税抜か税込かを揃えます。上の表の金額は、いずれも税抜の表示です。yaritoriは料金ページに税の表記がなく、よくある質問で税抜きと案内しています。

もう一つ見落としやすいのが、LINE公式アカウントのプラン料金です。LINEを窓口にする場合は、問い合わせ管理ツールとは別にかかります。

RenRakuの場合の人数と費用

通常の固定料金は表の3プランで、別にエンタープライズの個別見積もりがあり、金額はすべて税抜です。スタンダードとプレミアムは、1名につき月額500円でユーザーを追加できます。大人数での導入には、通常の人数追加より費用を抑えたエンタープライズ（個別見積もり）もあります。

ライトはユーザーを追加できません。2人目が問い合わせを見る予定があるなら、最初からスタンダード以上を選ぶほうが手戻りがありません。人数で比べると、次のようになります。

• 5名：スタンダードに2名を足して月3,980円
• 7名：スタンダードに4名を足して月4,980円で、プレミアムと同額
• 8名以上：プレミアムのほうが安い

窓口の数も分かれ目です。ライトとスタンダードはメール1・LINE 1まで、プレミアムはメール5・LINE 3までです。窓口の追加（1口月額500円）ができるのは、プレミアム以上です。この500円は、ユーザー追加の500円とは別のものです。

1年後の人数でも総額を出す

いまの人数だけで選ぶと、増員のたびにプランを組み直すことになります。棚卸しシートの「1年後の見込み」を使い、その人数と窓口数でもう一度総額を出してください。

見積書のどこを見ればよいかは、見積書のユーザー単価の見方｜最低契約人数と追加料金で総額はどう変わるかにまとめています。3名・5名・10名での総額は、問い合わせ管理システムの料金比較｜3・5・10人の月額と初年度費用で試算しています。

料金が公開されていない製品に見積を頼むときは、条件を最初のメールにまとめて書くと、やり取りの往復が減ります。

RenRakuは、兼務でも経緯を見つけやすい形を作れる

RenRakuは、LINE公式アカウントとメールの問い合わせを一つの画面に集め、チームで共有する受信箱です。先に挙げた5条件に当てはめると、次のようになります。

説明用の例：午前は営業、午後は事務が見る場合

3名の会社で、午前は営業のAさん、午後は事務のBさんが受信箱を見る運用を考えます。この会社では、管理者があらかじめ主な顧客のメールアドレスとLINEを同じ顧客として紐付けています。

1. 午前、Aさんがメールで届いた見積の相談に返信する。一覧には、Aさんが最後に返信した人として表示される。
2. Aさんは返信の中で「明日中に見積書をお送りします」と約束した。そこで「〇〇様 見積書送付」というタスクを作り、担当者をBさん、期限を翌日にする。
3. 値引きの条件など顧客に見せない事情は、その問い合わせのメモに書いてピン留めしておく。
4. 午後、同じ顧客からLINEで追加の質問が届く。Bさんは画面上部から同じ顧客のメールの会話に移り、午前のやり取りとメモを読んでから返信する。
5. 翌日、Bさんが見積書を送ってタスクを完了にする。

ここで確かめたいのは、BさんがAさんに聞かずに午前の出来事を把握できるかです。メールとLINEの同一人物は、自動では紐付きません。よく連絡をくれる顧客から順に管理者が紐付けておくと、引き継ぎが楽になります。

契約前に知っておきたい制約

• タスクの期限通知は画面の中だけに出る。RenRakuを開いているブラウザの画面内に出るもので、メールやスマートフォンのプッシュ通知には届きません。期限を過ぎたタスクにも通知は出ません。朝いちばんにタスクの一覧を見る習慣とセットで使ってください。
• 内蔵AIは返信下書き・文章添削を作り、人が確認して送ります。外部Dots連携では、対象とルールを設定し、会社のAI管理と接続画面の両方で送信を明示許可すれば、保存済み下書きによる定型返信まで任せられます。送信は初期OFFです。
• 集計のレポート機能はない。対応件数などを数字で管理したい会社は、レポート機能を持つ製品も比較に残してください。

一方で、兼務の職場で役立つ仕組みもあります。同じアカウントで、パソコンとスマートフォンなど2台まで同時にログインしておけます。外出の多い人も、机に戻る前に未返信を確かめられます。

退職や異動のときは、代表者がアカウントを停止すると、履歴を残したままログインだけを止められます。停止中のアカウントは、プランの人数に数えません。席を空けても、過去のやり取りは会社に残ります。

兼務でも回る運用ルールを、導入前に決めておく

導入の前に、次の5つを決めておきます。ルールは短いほど守られます。

1. 見る時刻（「気づいたら見る」にしない）
2. その時刻に最初に開く人と、休みの日の代わり
3. 返信の前に読むもの
4. 返信で約束した作業の残し方
5. すぐ答えられないときの一次返信

次の例文は、説明用に3名の職場を想定したものです。時間帯と人数を書き換えれば、そのまま社内に配れます。

「タスク」「メモ」は、使う製品の呼び名に合わせて読み替えてください。RenRakuでは、タスクとメモの投稿はスタンダード以上で使えます。ステータスは返信を送ると自動で返信済になるため、ルールで決めておくのは「返信のあと何をするか」のほうです。

兼務の職場で起きやすい失敗と避け方

よくある失敗を、理由と避け方に分けて並べます。避け方の多くは、運用ルールと始め方の工夫です。

定着せずに元の運用へ戻る会社の共通点は問い合わせ管理の導入が失敗する理由｜定着せずメールに戻る会社の共通点で詳しく整理しています。

全社導入の前に、一つの窓口で確かめる

機能一覧を何枚も比べるより、実際の問い合わせで短く試すほうが、判断は早く確かになります。試す順番は次のとおりです。

1. 毎日見る窓口を一つ選ぶ。問い合わせがいちばん多い窓口（代表メールかLINE公式アカウント）から始める。
2. 試用期間用のルールを決める。導入前に決める5つのうち、見る時刻と、その時刻に最初に開く人だけでも十分です。
3. 実際に返信するスタッフと交代役の2人以上で試す。いちばん触る頻度の低い人にも操作してもらう。
4. 途中で一度、担当を入れ替える日を作る。前日の担当に聞かず、履歴とメモだけで続きを返せるかを見る。
5. 分からなかった操作と、足りなかった情報を書き留めて直す。
6. 必要な人数・窓口・機能を決めて広げる。

RenRakuの無料トライアルで試すときの注意

RenRakuの14日間無料トライアルは、クレジットカードを登録せずに始められます。試用中は、契約予定のプランに関係なく、機能と上限がプレミアム相当で使えます。

試用を終えたら確かめる5項目

• 交代した人が、前の担当に聞かずに続きを返せたか
• 返信で約束した作業が、期限までに片付いたか
• 二重返信や、誰も返していない問い合わせが出なかったか
• いちばん触る頻度の低い人が、説明なしで返信まで進めたか
• 1年後の人数と窓口で計算しても、払い続けられる金額か

5つとも「はい」なら、そのまま広げてよい段階です。「いいえ」が残った項目は、製品の機能で解決するのか、運用ルールで解決するのかを分けて考えます。ルールで直せることを機能で解決しようとすると、上位プランを選ぶ理由ばかりが増えていきます。

比較表の次は、AIに任せる1業務で選ぶ

受信箱を共有できても、読む・探す・書く作業が以前と同じなら、兼務担当者の負担は残ります。導入後に任せたい仕事を1つ決めて比較すると、必要な機能が絞れます。

RenRakuはメールとLINEの受け口をまとめ、DotsとのMCP連携で会話確認・返信下書き・登録済みタグの整理へつなげられます。1人ならライトから始め、分担やタスクが必要なら上位機能を選びます。

説明用：最初に試す3ステップ

1. 頻度が高い問い合わせを架空データで1件再現する。
2. AIに履歴を読ませて下書きを残し、人が確認するまでの流れを試す。
3. 窓口・人数・AIの費用を同じ条件で比べ、全社導入なら企業見積もりを相談する。

小規模専用ではありません。大人数向けのエンタープライズは個別見積もりで、通常の人数加算より費用を抑えた導入を相談できます。

気になる疑問

従業員が数名の会社でも、問い合わせ管理システムは必要ですか？

人数よりも、窓口が2つ以上ある、問い合わせを見る人が2人以上いる、担当が休むと止まる案件がある、のどれかに当てはまるかで判断してください。1人が1つの窓口だけを見ているなら、メールソフトやLINE公式アカウントの管理画面で足りることもあります。当てはまる項目が増えてきたら、共有の受信箱を検討する時期です。

共有のメールアカウントとスプレッドシートで代用できませんか？

窓口が1つで見る人が2人程度なら、共有アカウントと対応表で回ることもあります。ただし、返信のたびに表へ転記する手間がかかり、忙しい日ほど転記が抜けます。LINEとメールの両方を扱う場合や、誰が返したかを残したい場合は、転記に頼らない仕組みのほうが続けやすくなります。

週に数回しか見ない人も、1人分の料金がかかりますか？

製品によります。yaritoriのように「閲覧のみ」権限のユーザーを課金ユーザー数に含めないと案内している製品もあります。RenRakuは登録したユーザーがプランの人数に数えられ、代表者が停止したアカウントは数えません。見積の段階で、確認だけする人の扱いを質問しておくと安心です。

RenRakuは少人数だけを対象にしていますか？

いいえ。スタンダードとプレミアムは、1名につき月額500円（税抜）でユーザーを追加できます。大人数での導入には、通常の人数追加より費用を抑えたエンタープライズ（個別見積もり）もあります。ライトは1名専用で、追加できません。人数だけでなく、窓口の数（プレミアムはメール5・LINE 3で、1口月額500円の窓口追加も可能）と必要な機能を合わせて検討してください。

後からプランを変えたり、解約したりできますか？

RenRakuはプランの変更と解約をいつでもでき、違約金はかかりません。下位のプランへ変える場合、人数や窓口数が変更後の上限を超えていると、超えている項目と減らす数を示して変更を止めます。変更のためにデータが自動で削除されることはありません。申し込み・変更・解約の操作は代表者だけが行えます。

確認した公式情報

情報確認日：2026年10月18日。料金・機能・利用条件の最新情報は各公式ページでご確認ください。本文の運用例・試算は説明用の例です。

• RenRaku公式：機能・料金・FAQ
• メールワイズ公式：費用
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• yaritori公式：ユーザーの招待（閲覧のみ権限）
• Re:lation公式：料金プラン
• LINE公式アカウント：料金プラン
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• RenRaku：利用規約
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