「見積もり」「資料待ち」「急ぎ」が受信箱で混ざると、読むだけで午前中が終わってしまいます。Grok Botに仕分けを頼むなら、分類の名前だけでなく、その後に人が何をするかまで決めておくと使いやすくなります。
タグは問い合わせの種類、要対応は見直してほしい印、タスクは担当者と期限のある仕事に使います。RenRakuの登録済みタグをGrok Botへ示し、判断できないものを人へ戻すルールを決めてから、定期確認のルーチンへ広げます。
RenRakuを提供する株式会社TechSyncが編集。情報確認日：2026年11月4日。操作手順・依頼文は説明用の例です。実際の顧客データを用いたAI実行や、導入効果の測定は行っていません。
タグ・要対応・タスクには、違う役割を持たせる
1つのラベルに種類、緊急度、進捗まで詰め込むと、後から意味を判断できなくなります。まず3つの役割を分けます。
| 使うもの | 役割 | 説明用の例 |
|---|---|---|
| 登録済みタグ | 問い合わせの種類を示す | 見積もり相談／資料受領／操作案内 |
| 要対応 | 人に確認してほしい会話を示す | 条件が矛盾、判断材料が不足 |
| タスク | 担当者と期限のある仕事を管理 | 見積書の確認を担当者へ依頼 |
MCP接続はライトから利用できますが、タスク操作はスタンダード以上です。タスクは問い合わせと独立した一覧なので、件名や本文に会話を特定できる情報を残し、担当者が元の相談へ戻れるようにします。
最初に、AIが使うタグの辞書を3つ作る
AIが新しい言葉を増やす前に、RenRakuへ登録したタグ名と適用条件を渡します。「急ぎ」「優先」「至急」を場当たり的に作るより、チームの判断がそろいます。
| タグ名 | 付ける条件 | 迷った場合 |
|---|---|---|
| 見積もり相談 | 料金・提供範囲の提案を求めている | 既契約の変更なら人へ確認 |
| 資料受領 | 依頼済み資料が届いた | 不足の有無は担当者が判断 |
| 操作案内 | 確定した手順の質問 | 契約・返金に関われば人へ確認 |
タグの付け外しは、会話の変更権限がある範囲で行います。最初は対象を数件に絞り、原文に根拠があるか確かめます。AIの判断だけで「対応済み」へ進めることは、分類の作業に含めません。
タスク化するときは、担当者・期限・完了条件を明記する
分類ができても、担当者と期限がなければ仕事は止まります。タスクを作る条件を別に決め、担当者が誰で、何ができれば終わりかを残します。期限が決まっていないものは、AIに勝手に日付を補わせず確認へ戻します。
説明用：仕分けと引き継ぎの依頼
指定した窓口の新着を読み、登録済みの3タグのうち根拠があるものだけ付けてください。判断できない会話は理由を報告してください。
タスクは、担当者・期限・実施内容が確定していて、同じ仕事が未登録の場合だけ作成してください。不明な値を推測しないでください。送信は行わないでください。
元の問い合わせが返答待ちか、社内作業待ちかも区別します。タスクを作っただけで、お客様へ返答したことにはなりません。
ルーチンの2回目で、重複と人の変更を確認する
Grok Botのルーチンには、実行を担当するBot、対象窓口、確認する周期・タイムゾーン、実行する操作、除外条件を設定します。接続しただけで新着の常時監視が始まるものではありません。
初回が正しくても、2回目に同じタスクが増えることがあります。「すでに処理した会話に新着があるか」「同じ未完了タスクがないか」「人がタグや担当を直していないか」を確認させます。最新の人の変更を上書きしないルールを決め、試行で実際の結果を照合してください。
Grok Bot側で情報取得が止まったときは、未処理が0件だと報告させず、取得できなかったことを知らせる扱いにします。RenRakuの接続期限切れやGrok Bot側の利用枠不足も確認し、人が再接続・再開を判断できる情報を残します。
運用の成否は、分類件数より次の作業で見る
確認するのは、タグが何件付いたかだけではありません。担当者が元の会話を開けるか、タスクの期限と内容が分かるか、判断が必要な相談が人へ戻っているかを見ます。
- タグが違ったら、原文と辞書のどちらに曖昧さがあったかを記録する。
- 同じタスクができたら、既存確認の方法を直し、繰り返し実行を試す。
- 人の変更が戻されたら、そのルーチンを止めて対象を狭める。
分類ルールが社内で固まっていない場合は、最初に担当者が数件仕分けして判断例を用意します。そのルールをGrok Botへ渡す方が、単に「いい感じに整理して」と頼むより修正点を共有できます。
利用条件 MCP連携はライトから利用できます。タスクの検索・作成・更新・完了はスタンダード以上で、接続時に許可した操作だけを行えます。Grok Botを利用できる契約・料金・利用枠は別途必要で、RenRaku月額には含まれません。外部AI自身が書いた下書きの保存と、RenRaku内蔵AIによる生成の回数枠も別です。
送信は初期OFFです。会社のAI管理での許可、OAuth接続での送信許可、RenRakuの確認済みアプリという3条件がそろった場合だけ、保存済み共有下書きの送信を利用できます。Grok Botは確認済みアプリの対象です。添付・CC・BCC付きは人がRenRaku画面から送信します。Grok Bot側の安全確認・承認や利用枠も別途適用されます。
よくある質問
Grok Botに自由なタグ名を増やしてもらえますか？
ここで案内する運用は、RenRakuに登録済みのタグの付け外しです。タグ名と適用条件を先に決め、AIが独自に分類語を増やす前提にはしません。
タスクを使わず、タグ整理だけで始められますか？
MCP接続はライトから利用でき、許可範囲で登録済みタグを整理できます。担当者と期限のある仕事をタスクにする場合はスタンダード以上と、タスク変更の許可が必要です。
確認した公式情報
2026年11月4日に本文・利用条件を確認しました。今後の料金・機能・提供範囲は各サービスの現行案内をご確認ください。