顧客ごとのファイルを共有する方法｜GoogleドライブとDropboxのリンクを残す

「先月お送りした見積書を、もう一度ください」。フォルダはあるのに、どの版を送ったか分からない。ファイル共有で整えたいのは、保存する場所だけでなく、顧客とのやりとりから資料へ戻れる道筋です。

GoogleドライブやDropboxで共有権限を設定し、RenRakuに顧客と資料の参照先を残すと、担当者以外も経緯を追いやすくなります。リンクを発行してから引き継ぎまでの実務手順を紹介します。

RenRakuを提供する株式会社TechSyncが編集しています。情報確認日：2026年9月20日

顧客・案件・版が分かる名前から始める

フォルダを顧客ごとに分けていても、「見積_最終_修正2」のような名前では、次の担当者が迷います。顧客、案件、資料の種類、版や日付をチームでそろえると探しやすくなります。

顧客A／案件B／見積書_20260920_確認用
顧客A／案件B／見積書_20260922_提示版

これは命名の例です。個人情報などをファイル名に必要以上に含めず、自社の運用に合わせてください。更新される原本と、お客様へ提示した版を区別できることが大切です。

Googleドライブでは、共有リンクを知っている全員への公開と、相手を指定する共有を選べます。組織の設定で外部共有が制限される場合もあるため、案内先に必要な権限を確認します。出典：Google公式：ファイルを共有する。

フォルダを共有する場合は、子のファイルにも共有範囲が及ぶことを考えます。お客様向け資料と社内確認用の資料は、参照範囲を分けて管理しましょう。

Dropboxではファイルやフォルダの共有リンクを作成して案内できます。閲覧用なのか編集を依頼するのかを決め、リンクと権限を設定します。有効期限やパスワードなどの追加設定は、契約プランと条件を確認して利用します。出典：Dropbox公式：リンクの作成と共有／共有リンクの設定。

確認は、作成者自身が開けるだけで終わらせないこと。共有先の権限で必要な資料にたどり着けるか、意図しない資料まで見えないかを照合します。

RenRakuではスタンダード以上で、GoogleドライブやDropboxの共有リンクを管理できます。顧客とのメール・LINE履歴と資料の参照先を一緒に確認できれば、担当者が替わっても、まず個人へ聞きに行く必要を減らせます。

RenRakuへリンクを登録しても、ストレージ側の閲覧権限はそのままです。資料本体の保管と共有範囲はGoogleドライブ／Dropbox側で管理し、RenRakuには連絡の経緯と次の仕事を残す役割分担です。機能・条件は公式料金表で確認できます。

資料を登録した人とは別のスタッフに、顧客の履歴からリンクを探してもらいます。正しい版にたどり着けるか、権限は足りているか、次に誰が何をするか分かるか。この三つがそろって、共有は仕事に役立ちます。

担当変更時には、ストレージの管理者と共有範囲も引き継ぎます。RenRakuの内部コメントやタスクで次の確認を残せば、資料を渡して終わりではなく、その後の回答までつなげられます。

リンクをRenRakuに登録すると、誰でもファイルを開けますか？

ファイルの閲覧・編集権限はGoogleドライブやDropbox側で管理します。RenRakuに参照先を残した後、共有先の権限で開けるかも確認してください。

共有リンクはどのプランで使えますか？

Googleドライブ・Dropboxの共有リンク管理はスタンダード以上で利用できます。顧客の履歴、内部コメント、タスクと組み合わせた引き継ぎに使えます。

情報確認日：2026年9月20日。料金・機能・契約条件は各公式ページをご確認ください。本文の利用場面と試算は説明用の例です。