紙の受付簿を電子化するか続けるか｜電話メモと台帳をデータに移す順番

電話の伝言は付箋、来客は紙の受付簿、その後の相談はメールやLINE。受けた人が席を外すと経緯がつながらず、お客様に同じ説明をもう一度お願いしてしまう。電子化を考え始めても、棚に並んだ過去の台帳を前に、どこから手を付けるかが決まらない。この記事は、そうした小さな事務所や店舗の受付を想定して書いています。

RenRakuを提供する株式会社TechSyncが編集しています。情報確認日：2026年9月27日

受付簿の中身を4つに分けると、電子化する範囲が決まる

受付簿の中身を4つに分けると、電子化を判断する範囲はかなり狭くなります。「電子化するか続けるか」で迷い続けるのは、1冊の中に性質の違う記録が混ざっているからです。折り返しの約束も、取り次いだだけの電話も、法令で残し方が決まっている記録も、同じ罫線の上に並んでいます。

最初に電子化するのは、表の1行目「続きがある記録」だけです。状態が動き続けるので、複数人で見られるようになったときの効果が大きい記録です。「受けた人しか経緯を知らない」という問題も、ここで最も起きやすくなります。経緯が特定の人に張りついていく仕組みは、顧客対応が特定の担当者に依存する原因で詳しく整理しています。

仕分けは、受付簿を1ページコピーし、欄や行ごとに「続き」「一度きり」「形」「法定」と書き込むだけで足ります。種類が混ざっている様子が目に見えると、「この帳面は分けないと電子化できない」と社内で共有しやすくなります。「移さない」と決めた記録は、理由も一緒に書き残します。そうすれば、半年後に同じ議論を繰り返さずに済みます。

過去の箱より、今日の伝言から始める

電子化は、過去の台帳ではなく今日受けた伝言から始めます。効果が出るのは、過去の記録が画面に並んだときではありません。今日受けた伝言を、別の人がすぐに確認できたときです。

昔の受付簿を丸ごと入力し直す計画には、次の2つの難点があります。

• 通常の受付と並行して何年分もの台帳を打ち込むので、電子化そのものが大きな仕事になり、途中で止まりやすい
• 法令や社内ルールで保存が必要な紙は、入力しても捨てられないので棚は空かない

そこで、切替日を決めます。対象は「切替日以降に受けた用件」と「切替日の時点でまだ続いている用件」の2つです。後者に当たるかどうかは、次のどれかに当てはまるかで判断します。

• こちらに次の行動がある（折り返し、見積もりの提出、書類の送付、日程の調整）
• 相手からの返事や書類を待っている
• 約束した期限がまだ来ていない

どれにも当てはまらない記録は、過去の資料として紙のまま保管します。過去分もデータにしたいなら、「その顧客から次に連絡が来たときに、要点を1行だけ転記する」方式が現実的です。よく連絡をくれる顧客ほど早く電子側にそろい、その後連絡のない顧客の分は入力せずに済みます。

過去の紙をまとめて画像やテキストにしたい場合は、スキャナーとAI-OCR（画像から文字を読み取る仕組み）を使う方法があります。対象の選び方と導入の手順はAI-OCRで紙書類をデジタル化する方法にまとめています。

ただし、読み取ったデータの置き場所と、見られる人の範囲は先に決めてください。決めないまま取り込むと、紙の棚がパソコンのフォルダに置き換わるだけです。

引き継ぎに必要な欄だけをそろえる

電子側にそろえる欄は、相手・用件・約束・次の担当・期限の5つが中心です。これに受付日時と転記済みの印を加えます。紙の受付簿にある欄を、そのまま写す必要はありません。引き継ぎに要るのは、次の担当者が「誰に・何を・いつまでに返すか」を読み取れることです。

欄を増やしたくなったときは、「その欄が空欄だったら、次の担当者は困るか」を基準にします。困らない欄は、最初の2週間は置かなくてかまいません。

同じ電話でも、書き方で引き継げるかどうかが変わります。説明用の例として、見積もりに関する電話を2通りで記録してみます。

• 引き継げない例：「田中様 TEL 見積の件 折り返し」
• 引き継げる例：「10時15分受付（鈴木）。田中様（田中工務店）。先週お送りした見積書の納期を確認したい。明日15時までにメールで回答すると約束。担当：佐藤」

前者では、どの見積もりの何を、いつまでに、どの方法で返すのかが分かりません。佐藤さんは、田中様に電話をかけ直して聞くことになります。後者なら、受けた鈴木さんが休みでも、佐藤さんはそのまま回答の準備に入れます。

書くときの注意は2つです。

• 相手の発言と社内の推測を分ける。「かなりお怒りの様子」「値引きを期待していそう」といった受け手の印象は、用件欄ではなく社内メモ欄に書きます。混ぜると、後から読んだ人が推測を事実として扱ってしまいます。
• 用件に関係のない個人情報を書き足さない。家族の事情や体調の話を聞いても、記録は対応に必要な範囲にとどめます。

電話を受けてから記録が残るまでの手順

書式が決まったら、受けてから記録が残るまでを次の5つの手順で回します。流れが決まっていないと、書式があっても「紙に書いたまま」「誰かが入れたと思っていた」が起きます。

1. 受けた人が書式に沿ってメモする。紙でも画面でもかまいません。電話を切る前に、約束の3点（何を・いつまでに・どの方法で）を相手に復唱して確かめます。
2. 次の担当に知らせる。口頭で伝えるだけで終わらせず、「どこに書いたか」も伝えます。受けた人がそのまま対応する場合も、記録は残します。
3. 紙で受けた分は、決めた時刻に転記する。たとえば「昼休みの前」と「終業の30分前」の1日2回です。転記したら、紙に転記済みの印を付けます。
4. メールやLINEで続けられる用件は、確認のメッセージを送る。相手の手元にも内容が残り、「言った・言わない」を防げます。
5. 約束を果たしたら完了にする。「相手に回答を送った時点で完了」のように、完了の基準を先に決めておきます。

転記のタイミングは、受付の混み方で決めます。来客や電話が重なる時間帯は、その場で画面に打ち込むより、紙に書いてあとでまとめて移すほうが速く済みます。そのほうが、相手を待たせません。

手順4の確認メッセージは、送る側にとっても記録になります。電話の内容が社内のメモにしかないと、お客様と認識がずれていても気づけません。文面で送っておけば、違いがあればその時点で返事が来ます。

移す先の選び方：表計算・共有ノート・問い合わせ管理ツール

電子化の移し先は、「続きの連絡がどこで来るか」で選ぶと迷いにくくなります。電話で受けた用件の続きも電話で来るのか、それともメールやLINEで来るのか。記録は、続きが届く場所の近くにあるほど探しやすくなります。

電話中心の事務所なら、表計算で十分に回ることも多くあります。件数の集計や期間の比較は、表計算のほうが得意です。

一方、電話のあとの連絡がメールやLINEに移ることが多いなら、事情が変わります。受付は表に書き、続きはメールソフトとスマホで追うので、1件の経緯が3か所に分かれます。この場合は、メッセージを受ける受信箱の側に記録を寄せるほうが、後から追いやすくなります。

台帳とメッセージの置き場所を分けたまま運用するときの注意点は、Notionで問い合わせ管理する方法で詳しく扱っています。表計算やノートを選んだ場合も、この記事の書式と手順はそのまま使えます。

紙の伝言から、RenRakuの顧客履歴へつなぐ

RenRakuでは、メールとLINEで届いた用件はそのまま記録になり、人が書き起こすのは電話と来客の分だけです。RenRakuはLINE公式アカウントとメールの問い合わせを1つの画面にまとめる受信箱で、電話は取り込みの対象外です。

紙の付箋で管理していた「まだ返していない」印は、画面の状態に置き換わります。

• 届いた問い合わせは「未読」になる
• 開くと「未返信」、返信を送ると「返信済」に自動で変わる
• 後で見直したい案件には、手で付け外しする「要対応」の印も使える

紙の受付簿の欄は、次のように置き換えられます。

電話だけの相手の折り返しは、タスクで追う

電話でしか連絡のない相手の折り返しは、タスクで管理します。続きがLINEやメールに移った時点で、要点をその問い合わせのメモへ移します。電話でしかやり取りしない相手が大半なら、「移す先の選び方」で挙げた表計算のほうが合う場合があります。

タスクは顧客や問い合わせにはひも付かない独立した一覧です。そのため、タスク名に「田中様 見積納期の回答」のように顧客名と用件を書きます。

期限の通知は、RenRakuを開いているブラウザの画面に出ます。メールやスマホには届かず、期限を過ぎたタスクには通知されません。朝と夕方にタスク一覧を開く習慣とセットで使ってください。返信のあとに残る作業の拾い方と、朝や交代時の確認の仕方は問い合わせのタスク管理で詳しく説明しています。

電話の申し送りを、一覧で見つけやすくする

メモは横断検索の対象に入っていません。そのため、後から一覧で探したい分類は、カラータグで付けておきます（タグ名は検索できます）。問い合わせ一覧には「メモあり」の印と件数が出るので、電話の申し送りがある問い合わせは一覧の段階で分かります。

一覧には、最後に返信した人（いなければ最後に開いた人）の名前も自動で出ます。次に誰が動くかは、これとは別に「担当」で担当者を決めて示します。一覧の「自分の担当」で、自分が受け持つ分だけに絞れます。電話だけの相手は、タスクの担当者で示します。

メールとLINEの両方で連絡が来る人は、管理者が束ねる

同じ人がメールとLINEの両方で連絡してくると、問い合わせが2つでき、お客様情報も2枚に分かれます。RenRakuは、メールアドレス同士、LINE同士なら自動で顧客カードを束ねます。ただし、メールとLINEをまたいで同じ人だと判定することはしません。電話番号も、束ねる手がかりには使いません。

管理者が顧客マスタで、その人のメールアドレスやLINEを追加すると束ねられます。すると管理者は、統合タイムラインでメールとLINEを1本の時系列で読めます。ほかの社員も、会話画面の上部から同じ顧客の別の会話へ移れます。

必要なプランと料金

料金は、ライトが月額1,480円（税抜・1名）、スタンダードが月額2,980円（税抜・3名込み）です。電話の申し送りをメモに書き、折り返しをタスクで管理するなら、スタンダードからになります。14日間の無料トライアルでは、契約プランに関係なくプレミアム相当の機能を試せます。クレジットカードの登録も要りません。

紙と電子の併用期間にも、正本を決める

紙と電子の併用期間も、更新する場所はどちらか1つに決めます。切替日から数週間は紙と電子が並んで使われ、両方に書き足すとどちらが新しいのか分からなくなるからです。紙は「電子側に移すまでの一時メモ」と位置づけ、転記が済んだら紙の内容は更新しません。

併用期間に向けて決めておくことは、次の6つです。

1. 切替日を決め、受付に関わる全員に伝える。
2. 電子側に残す欄と、転記する人（受けた本人か、その日の当番か）を決める。
3. 紙の一時メモを置く場所（転記待ちのトレイ）と、転記する時刻を決める。
4. 転記済みの紙の保管期間と、処分の方法を決める。
5. 停電や通信障害のときに使う手書き用の紙を、同じ書式で1束残す。
6. 電子側の記録を見られる人の範囲を決める。

紙の受付簿も、個人情報として管理する

紙のほうを軽く扱ってよいわけではありません。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編2-4）は、紙の記録でも「個人情報データベース等」に当たる場合を示しています。索引を付けるなどして、他人が容易に検索できる形に整理している場合です。

紙の受付簿も電子の記録も、次の管理が要る点は変わりません。電子化で変わるのは、管理の手段です。

• 見られる人を限る
• 鍵のかかる場所に保管する
• 処分はシュレッダーなど、読み取れない方法で行う

よくある失敗と、2週間後の見直し方

紙からの移行が止まるときは、たいてい次の6つのどれかが起きています。切替日から2週間たったら、下のチェック項目で見直します。

道具を入れたのにメールや紙に戻ってしまう会社の共通点は、問い合わせ管理の導入が失敗する理由でも取り上げています。

2週間後に見直す6つの点

評価の基準は、紙が何枚減ったかではありません。受けた人がいなくても、約束どおりに動けたかです。

• 受けた人が休みや外出の日に、別の人が約束の内容を確認して対応できたか
• 終業時に、転記待ちの紙が残っていなかったか
• 一度も記入されていない欄はないか（あれば削る）
• 毎回社内メモ欄に書いている情報はないか（あれば欄にする）
• 同じ顧客の記録が、紙と電子の2か所に分かれていないか
• お客様に同じ説明を2回お願いした場面がなかったか

見直しで欄や手順を変えたら、印刷している書式も同じ内容に差し替えます。停電時用の紙だけが古い書式のまま残っていると、いざというときに欄がそろわなくなります。

気になる疑問

過去の受付簿を全部入力し直す必要がありますか？

必要はありません。切替日以降の用件と、その時点でまだ続いている用件から始めます。過去分は参照用に紙のまま保管します。その顧客から連絡が来たときに要点を1行転記する方法なら、通常の受付と並行しても止まりにくくなります。

電話メモには何を書けば、別の人が引き継げますか？

相手・用件・約束・次の担当・期限の5つです。約束は「何を・いつまでに・どの方法で返すか」の3点をそろえて書きます。相手の発言と社内の推測は分け、推測や印象は社内メモ欄に書きます。

小さな事務所なら、Excelやスプレッドシートで十分ではありませんか？

続きのやり取りが主に電話で、件数の集計もしたいなら、表計算は有力な選択肢です。続きがメールやLINEで届くことが多い場合は、表の行と各アプリの履歴を行き来する手間が残ります。その場合は、メッセージを受ける受信箱の側に記録を寄せるほうが探しやすくなります。

電子化したら、紙の受付簿は捨ててよいですか？

転記済みの一時メモは、社内で保管期間を決めてから処分します。個人情報を含むため、シュレッダーなど読み取れない方法で廃棄してください。法令で保存方法や期間が決まっている帳簿は受付簿とは別に扱い、税理士や所管の窓口に確認してから判断します。

RenRakuに電話の内容は自動で残りますか？

残りません。RenRakuが受け取るのはLINE公式アカウントとメールで、電話は対象外です。すでにLINEやメールでやり取りのある相手なら、電話の要点を人が書き起こします。その問い合わせのメモ（書けるのはスタンダード以上）か、お客様情報の備考欄に残します。確認のメッセージを送れば、会話の履歴にも残ります。電話でしか連絡のない相手には、書き込む問い合わせがありません。折り返しはタスク（スタンダード以上）で管理するか、表計算など別の台帳に残します。

確認した公式情報

情報確認日：2026年9月27日。料金・機能・利用条件の最新情報は各公式ページでご確認ください。本文の書式・例文・運用例は説明用の例です。税務や個人情報の取扱いに関する個別の判断は、税理士や所管の窓口にご確認ください。

• RenRaku公式：機能・料金・FAQ
• 個人情報保護委員会：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）
• 国税庁：電子帳簿等保存制度特設サイト

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