書類催促メールは「何を・いつまでに・どこへ」を先に
「まだ書類が届かない。でも、催促して関係を悪くしたくない。」そんなときは、言葉を強くするより、相手が返事をしやすい依頼に整えましょう。
未提出の書類名・提出期限・提出方法・間に合わない場合の連絡先。この4点に行き違いへの配慮を添えれば、次にしてほしいことを伝えられます。
急いでいる方は、下から近い場面を選んでください。5つの例文は件名と本文をまとめてコピーできます。【書類名】などの差し替え項目を埋め、状況に合わない一文を外してからお使いください。
例文の使い方に加えて、「誰に送ったか」「何の返答待ちか」を共有するRenRakuでの催促管理も後半で紹介します。
場面別・書類催促メールテンプレート5選
以下は業務に合わせて調整するための文例です。書類に個人情報・機密情報が含まれる場合は、あらかじめ合意した提出先・方法を指定してください。
初回リマインド（やわらかめ）
「提出していない」と決めつけず、まず確認の連絡にします。送付済みなら日時や方法を教えてもらう形にすると、こちらの確認漏れも調べられます。
件名：【ご確認】書類ご提出のお願い（【案件名】） 【相手の会社名】 【相手の氏名】様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【自分の氏名】です。 【依頼日】にお願いしておりました【案件名】の書類について、ご準備の状況を伺いたくご連絡いたしました。 恐れ入りますが、下記の書類を【○月○日（○）○時】までにご提出いただけますでしょうか。 ■ ご提出をお願いしたい書類 ・【書類名1】 ・【書類名2】 ■ ご提出方法 【提出先のURL、返信への添付など、指定の方法】 すでにお送りいただいている場合は、行き違いとなり申し訳ございません。確認いたしますので、送付日時・方法をお知らせいただけますと幸いです。 ご準備にお時間がかかる場合は、ご提出の見込みをお知らせください。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。 【自社名・部署名】 【自分の氏名】 【連絡先】
送る前に：受信箱だけでなく、別の担当者や指定の提出先に届いていないかも確認します。
2回目リマインド（期限強調）
前回の連絡日と、書類が必要な理由を一緒に伝えます。「至急」だけを強調するより、相手が期限と事情を判断できる文面にしましょう。
件名：【再送・○月○日期限】書類ご提出のお願い（【案件名】） 【相手の会社名】 【相手の氏名】様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【自分の氏名】です。 【前回の連絡日】にご案内した書類について、再度のご連絡となり恐縮です。 現時点で、下記の書類の到着を確認できておりません。 ■ 未提出の書類 ・【書類名1】 ・【書類名2】 ■ ご提出期限 【○月○日（○）○時】 【次の作業・予定】を進めるため、上記の日程までに確認させていただきたく存じます。 【指定の提出方法】でお送りいただけますでしょうか。 期限までのご提出が難しい場合は、【連絡期限】までに、ご準備の状況と提出予定日をお知らせください。 すでにお送りいただいている場合は、確認のため送付日時・方法をお知らせいただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。 【自社名・部署名】 【自分の氏名】 【連絡先】
調整するところ：前回と異なる期限を伝える場合は、変更した理由も一文添えてください。
最終催促（期限直前・緊急）
これ以上待つと次の工程に間に合わない場面では、実際に決まっている期限と影響を具体的に伝えます。「最終」「手続き中断」などは、社内で確認できている場合だけ使い、未確定の不利益を例文のまま書かないようにします。
件名：【返信期限：○月○日】書類提出の最終確認（【案件名】） 【相手の会社名】 【相手の氏名】様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【自分の氏名】です。 【案件名】の書類について、【1回目の連絡日】と【2回目の連絡日】にご案内しましたが、現時点で下記の書類を確認できておりません。 ■ 未提出の書類 ・【書類名】 ■ ご提出期限 【○月○日（○）○時】 上記の期限を過ぎる場合、【確認済みの具体的な影響】が見込まれます。 恐れ入りますが、次のいずれかのご対応をお願いいたします。 ・ご準備済みの場合：【指定の提出方法】で書類をご提出ください。 ・ご提出が難しい場合：【返信期限】までに、現在の状況と提出予定日をご返信ください。 すでにご提出済みでしたら、行き違いとなり申し訳ございません。送付日時・方法をお知らせいただけますと幸いです。 今後の進め方を確認したく、お手数ですがご連絡をお願いいたします。 【自社名・部署名】 【自分の氏名】 【連絡先】
返信がないときは：文面をさらに強くする前に、宛先・連絡担当者・別の連絡手段を確認します。電話などで話した内容も、日時と一緒に記録しましょう。
複数書類の一括依頼
一部は受け取っているなら、そのことを先に伝えます。「全部をもう一度送るのか」という迷いを避けるため、受領済みと未提出を分けて並べましょう。
件名：【未提出書類のご確認】必要書類のご提出状況（【案件名】） 【相手の会社名】 【相手の氏名】様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【自分の氏名】です。 先日は書類をお送りいただき、ありがとうございました。 【○月○日】時点での受領状況をご案内いたします。 ■ 受領済みの書類（再送不要です） ・【書類名1】 ・【書類名2】 ■ ご提出をお願いしたい書類 ・【書類名3】 ・【書類名4】 未提出の書類について、【○月○日（○）○時】までに【指定の提出方法】でお送りいただけますでしょうか。 取得に時間がかかる書類がある場合は、書類名と提出の見込みをお知らせください。 すでにお送りいただいている書類が未提出になっていましたら、確認いたしますので、送付日時・方法をお知らせいただけますと幸いです。 お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 【自社名・部署名】 【自分の氏名】 【連絡先】
混同しないこと：「受領済み」と「内容確認済み」は別です。不備の確認が終わっていない書類は、必要に応じてその状態も添えます。
不備があった場合の再提出依頼
まず提出へのお礼を伝え、書類名・該当箇所・直してほしい内容をひと組にします。「不備があります」だけで返さず、相手が書類を開いてすぐ直せる案内を目指します。
件名：【修正・再提出のお願い】書類の確認事項（【案件名】） 【相手の会社名】 【相手の氏名】様 いつもお世話になっております。 【自社名】の【自分の氏名】です。 先日は書類をご提出いただき、ありがとうございました。 内容を確認したところ、以下の点について修正をお願いしたく、ご連絡いたしました。 ■ 修正をお願いしたい箇所 書類名：【書類名】 該当箇所：【ページ番号・欄の名前】 確認した内容：【記入漏れ・確認が必要な内容】 お願いしたい対応：【追記・修正していただきたい内容】 ■ 再提出期限 【○月○日（○）○時】 ■ 再提出方法 【指定の提出方法】 今回は【再提出が必要な書類・ページの範囲】のみお送りください。 ご不明な点や、期限までのご対応が難しい事情がございましたら、お知らせください。 お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 【自社名・部署名】 【自分の氏名】 【連絡先】
案内をそろえる：書類全体の再提出が必要なのか、該当ページだけでよいのかは、受け付ける側で確認してから指定します。
催促メールの基本マナー3つ｜曖昧さを残さず、角を立てない
1. 相手の落ち度ではなく、こちらの確認状況を伝える
「まだ提出していませんよね」ではなく「現時点で到着を確認できておりません」と書きます。送付済みの可能性を残しつつ、何を確認したいかを伝えられます。行き違いへの一文を入れる前に、こちらでも受領状況を確かめましょう。
2. 提出期限と、連絡してほしい期限を分ける
書類がすぐには用意できなくても、状況の返事はもらえるかもしれません。「書類は○日まで。難しければ△日までに予定日をご連絡ください」と、提出できない場合の次の行動も用意します。
3. 件名と本文だけで、何をすればよいか分かるようにする
件名には案件名や書類名、必要なら期限を入れます。本文には提出方法まで書き、「前のメールを探さないと送り先が分からない」状態を避けます。書類ごとの依頼内容を整理したいときは、書類依頼を1回で完了させるための準備も参考にしてください。
送信前の30秒チェック
- 相手の名前・案件名・書類名に、差し替え忘れはないか
- 日付・曜日・時刻は合っているか
- 提出先のURLや添付ファイルは、相手が利用できるものか
- すでに提出された書類を、再び依頼していないか
- 返信が来た後、誰が確認するか決まっているか
催促メールを手動管理するときは「送った後」を決めておく
例文があれば、最初の一通は書けます。困るのは、その後です。「別の担当者がもう催促していた」「LINEで返事が来ていた」「書類は届いたが、内容確認が残っていた」。文面とは別に、こうした行き違いを防ぐ管理が必要になります。
相手からの返答待ちと、社内の確認待ちを分けることから始めましょう。次の5項目を記録し、引き継ぐ担当者が過去の依頼と次の対応を確認できるようにします。
| 記録する項目 | 書き方の例 |
|---|---|
| 最後に連絡した日・方法 | ○月○日、メールで初回確認 |
| 何を待っているか | 書類Aの提出／書類Bの修正版 |
| 相手の返答・提出予定 | ○月○日に送付予定と返信あり |
| 次に確認する日 | ○月○日に受領を確認 |
| 次に対応する担当者 | 受付担当が受領後、実務担当へ引き継ぎ |
大切なのは、送信したことを「完了」にしないこと。相手の返答や提出を確かめてから状態を変える、というルールまで決めます。
RenRakuのAIで返信案を作る。催促後の対応も、ひとつにつなぐ
RenRakuは、LINE公式アカウントとメールの連絡をまとめて管理するサービスです。催促文を作るだけでなく、送った内容・その後の返答・社内で確認すべきことをつなげる使い方ができます。
催促への返事、その返信をAIで下書き。
催促した相手から連絡が来るたびに、返信を一から考えていませんか。RenRakuなら、そのやりとりを開いてAI返信ドラフトのボタンを押すと、直近10件までのメッセージをもとに返信案を作成します。書類を待っている理由や相手の返答を確認しながら、文章を整えられます。
必要な書類は、金曜日にメールで送付する予定です。
ご連絡ありがとうございます。金曜日のご送付予定、承知いたしました。受領後、内容を確認して改めてご連絡いたします。
03 / 日程・内容を確認して送信説明用の文例です。AIが毎回この文章を出力するわけではありません。作成した下書きは、担当者が確認・修正して送信します。
書いた文面を整える「文章添削」も利用できます。会社の書き方は、管理者が「AIのルール」に登録。相手に合う返信を考える時間と、チームの文面のばらつきを減らすために使えます。AI返信ドラフトはすべてのプランで利用でき、プランごとの月間回数枠があります。
RenRakuのAI返信アシストを見る → ／ AI返信の仕組み・使い方を読む
返信した後の「誰が・何を確認するか」も共有する
例文を定型文にする
繰り返し使う案内を保存し、返信中に挿入。相手の名前・書類名・期限を確認してから送ります。
返答を履歴から確認する
メール・LINEのやりとりを確認。同じ顧客へ手動でひも付ければ、窓口が違っても顧客カードで経緯をたどれます。
担当・タグ・メモで引き継ぐ
やりとりに「書類待ち」などのタグを付けます。スタンダード以上なら担当者を決め、未提出の書類や次の確認事項をメモで共有できます。
上の流れは、機能を組み合わせた運用例です。提出状況や書類の内容は担当者が確認し、タグ・メモを更新します。未提出の自動判定や催促メールの自動送信を前提にした説明ではありません。
次の確認日は、担当者・期限を設定した別のタスクに登録できます。やりとりへの担当者設定、メモの共有、タスク管理はスタンダード以上が対象です。まずは1件の催促で、返信確認から次の対応まで試してみてください。人数・機能ごとのプランを確認するか、士業事務所での運用ならRenRakuの士業向け活用例をご覧ください。
書類催促メールで迷いやすいこと
催促メールは何日おきに送ればよいですか？
一律の間隔を決めるより、合意した提出期限・相手の準備に必要な時間・次の工程から判断します。期限前は確認の案内、期限後は提出予定の確認、と目的を分けるのも一案です。急ぐ場合は理由と連絡期限を伝えます。
返信がないとき、同じメールを再送してもよいですか？
再送する場合は、前回の連絡日と今回お願いしたいことを追記します。何度も反応がないときは、宛先や連絡担当者が正しいかを確認し、合意している別の連絡手段も検討してください。
「至急」「最終通知」と書いた方がよいですか？
本当に緊急である、または最終の案内であると確認できる場合に限って使います。言葉だけを強めず、期限と確認済みの影響を具体的に伝えてください。
例文は自社の定型文として使えますか？
はい。本記事の例文は、業務に合わせて編集・利用できます。宛先・書類名・期限・提出方法を差し替え、不要な一文を削除してから送信してください。RenRakuの定型文に保存して利用することもできます。
一通を整えたら、次の確認までつなげよう
書類催促メールで伝えたいのは、相手への不満ではなく次の行動です。状況に合う例文を選び、書類名・期限・提出方法を具体的にする。そのうえで「送信済み」「返答待ち」「受領後の確認待ち」をチームで共有できるようにしておきましょう。
編集・提供：株式会社TechSync（RenRakuの開発・運営）。2026年10月3日にAI返信ドラフト・担当者設定・引き継ぎの機能案内と導線を更新しました。例文は一般的な業務連絡用です。書類の提出条件や期限、遅れた場合の対応は、個別の取り決めに合わせて確認してください。