書類催促メール、どう書けばいい？
「提出期限を過ぎているのに書類が届かない」——こうした場面は、ビジネスにおいて誰もが経験する悩みです。催促したい気持ちはあるものの、相手との関係を壊したくない、失礼にならないか不安、そもそも何と書けばいいかわからない。書類催促メールは、ビジネスメールの中でも特に気を遣う作業のひとつです。
この記事では、そのままコピペして使える書類催促メールの例文テンプレート5選を場面別に紹介します。初回のやわらかいリマインドから、最終催促、不備による再提出依頼まで、実際の業務でそのまま使える文面を用意しました。
催促メールは「相手を責める」のではなく「次のアクションを明確にする」のがポイント。この記事のテンプレートを活用して、スムーズな書類回収を実現しましょう。
催促メールの基本マナー3つ
テンプレートを紹介する前に、書類催促メールを書く際に押さえておきたい3つの基本マナーを確認しましょう。これらを意識するだけで、相手に不快感を与えず、かつ確実に対応してもらえるメールになります。
- 相手を責めない表現を使う
「まだ届いていません」ではなく「行き違いでしたら恐れ入ります」のように、相手の事情に配慮したクッション表現を入れましょう。既に送付済みの場合もあるため、一方的に責める表現は避けるのが鉄則です。 - 期限を具体的に明記する
「早めにお願いします」ではなく「○月○日（○）までにご提出いただけますと幸いです」のように、具体的な日付を示しましょう。曖昧な表現は対応の遅れにつながります。 - 次のアクションを明示する
「ご確認ください」だけで終わらず、「添付のリストをご確認のうえ、未提出の書類をメール添付にてお送りください」のように、相手が何をすればよいかを具体的に伝えましょう。
件名のコツ：催促メールの件名には「【ご確認】」「【再送】」などのタグをつけ、元の依頼メールの件名を含めると、相手がすぐに内容を把握できます。例：「【ご確認】○○書類ご提出のお願い（○月○日期限）」
場面別・書類催促メールテンプレート5選
ここからは、実際の業務で使える書類催促メールのテンプレートを5つ紹介します。それぞれの場面に応じて、トーンや緊急度を調整しています。【】内はご自身の状況に合わせて書き換えてお使いください。
template.01 初回リマインド（やわらかめ）
提出期限を少し過ぎた段階で送る、最もソフトな催促メールです。相手が単純に忘れている可能性が高い場面で使います。行き違いへの配慮を入れることで、失礼のない文面に仕上げています。
件名：【ご確認】○○書類ご提出のお願い
【相手の会社名】
【相手の部署名】
【相手の氏名】様
いつもお世話になっております。
【自社名】の【自分の氏名】でございます。
先日ご依頼いたしました○○に関する書類につきまして、ご提出の状況を確認させていただきたくご連絡いたしました。
ご多忙のところ恐れ入りますが、下記書類につきまして【○月○日（○）】までにご提出いただけますと幸いです。
■ ご提出いただきたい書類
・【書類名1】
・【書類名2】
なお、既にご送付いただいている場合は、行き違いとなりますことをお詫び申し上げます。その際はお手数ですが、本メールは破棄いただければ幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
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【自分の氏名】
【自社名】【部署名】
TEL：【電話番号】
Email：【メールアドレス】
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template.02 2回目リマインド（期限強調）
初回の催促から数日経っても反応がない場合に送るメールです。期限が迫っていることを明確に伝えつつ、相手への配慮は維持します。「再度のご連絡」と明記することで、2回目の催促であることを伝えます。
件名：【再送・○月○日期限】○○書類ご提出のお願い
【相手の会社名】
【相手の部署名】
【相手の氏名】様
いつもお世話になっております。
【自社名】の【自分の氏名】でございます。
先日よりご依頼しております○○に関する書類につきまして、再度のご連絡となり恐縮ですが、現時点でご提出の確認が取れておりません。
つきましては、下記書類を【○月○日（○）】までにご提出いただきますようお願い申し上げます。期日を過ぎますと、【手続きの遅延・次工程への影響等の具体的な理由】が生じる可能性がございます。
■ 未提出の書類
・【書類名1】
・【書類名2】
■ ご提出方法
本メールへの返信に添付いただくか、【その他の提出方法】にてお送りください。
書類のご準備にお時間がかかる場合や、ご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。状況に応じて期日の調整も検討いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
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【自分の氏名】
【自社名】【部署名】
TEL：【電話番号】
Email：【メールアドレス】
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template.03 最終催促（緊急）
複数回の催促にもかかわらず提出がない場合の最終通知メールです。件名に「至急」を入れ、期限超過による具体的な影響を明記します。それでもビジネスメールとしての礼儀は保ちつつ、対応の緊急性を伝えます。
件名：【至急・最終のご案内】○○書類ご提出のお願い
【相手の会社名】
【相手の部署名】
【相手の氏名】様
いつもお世話になっております。
【自社名】の【自分の氏名】でございます。
○○に関する書類につきまして、これまで【○月○日】および【○月○日】にご連絡を差し上げておりますが、現時点でご提出の確認ができておりません。
誠に恐れ入りますが、本件につきましては【○月○日（○）】を最終期限とさせていただいております。期日までにご提出いただけない場合、【手続きの中断・契約への影響・スケジュールの大幅な遅延等の具体的な影響】が発生いたしますことをご了承ください。
■ 未提出の書類
・【書類名1】
・【書類名2】
■ 最終期限：【○月○日（○）】
■ ご提出方法
本メールへの返信に添付いただくか、【その他の提出方法】にてお送りください。
ご提出が難しいご事情がおありでしたら、本日中にご一報いただけますと幸いです。状況を伺ったうえで、可能な限り対応を検討いたします。
度重なるご連絡となり大変恐縮ではございますが、何卒ご対応くださいますようお願い申し上げます。
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【自分の氏名】
【自社名】【部署名】
TEL：【電話番号】
Email：【メールアドレス】
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template.04 複数書類の一括依頼
複数の書類をまとめて催促する場合のテンプレートです。たとえば相続手続きの必要書類チェックリストのように20種類以上の書類が必要になるケースでは、提出済み・未提出を一覧表形式で明示することで、相手が自分の状況を一目で把握できるように工夫しています。
件名：【ご確認】○○お手続きに必要な書類のご提出状況について
【相手の会社名】
【相手の部署名】
【相手の氏名】様
いつもお世話になっております。
【自社名】の【自分の氏名】でございます。
○○のお手続きに関しまして、必要書類のご提出状況を確認させていただきました。現時点での状況は下記のとおりです。
■ ご提出状況一覧
・【書類名1】 ：提出済み ✓
・【書類名2】 ：提出済み ✓
・【書類名3】 ：未提出
・【書類名4】 ：未提出
・【書類名5】 ：未提出
お手続きを進めるにあたり、未提出の書類（上記3点）を【○月○日（○）】までにご提出いただく必要がございます。
■ ご提出方法
本メールへの返信に添付いただくか、【その他の提出方法】にてお送りください。複数ファイルをまとめてお送りいただいて問題ございません。
■ 各書類についてのご不明点
必要な書類の取得方法や記載内容についてご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。ご案内資料をお送りすることも可能です。
すべての書類が揃い次第、速やかにお手続きを進めさせていただきます。
ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
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【自分の氏名】
【自社名】【部署名】
TEL：【電話番号】
Email：【メールアドレス】
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template.05 不備があった場合の再提出依頼
提出された書類に不備があり、再提出をお願いする場合のテンプレートです。不備の内容を具体的に指摘し、正しい対応方法を丁寧に案内します。相手のせいにしない表現を心がけることで、スムーズな再提出につなげます。
件名：【再提出のお願い】○○書類の記載内容について
【相手の会社名】
【相手の部署名】
【相手の氏名】様
いつもお世話になっております。
【自社名】の【自分の氏名】でございます。
先日はお忙しい中、○○に関する書類をご提出いただきまして誠にありがとうございました。
ご提出いただいた書類を確認いたしましたところ、下記の点につきまして修正・再提出をお願いしたく、ご連絡いたしました。
■ 修正が必要な箇所
・【書類名1】：【不備の具体的な内容。例：「住所欄が旧住所のままとなっております。現住所でのご記載をお願いいたします」】
・【書類名2】：【不備の具体的な内容。例：「押印が漏れております。2ページ目右下の記名欄にご捺印をお願いいたします」】
■ 再提出期限：【○月○日（○）】
■ ご提出方法
修正後の書類を本メールへの返信に添付いただくか、【その他の提出方法】にてお送りください。修正が必要な書類のみ再提出いただければ結構です。
こちらの説明が不十分であった点がございましたら、大変申し訳ございません。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
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【自分の氏名】
【自社名】【部署名】
TEL：【電話番号】
Email：【メールアドレス】
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催促メールを自動化する方法
ここまで5つのテンプレートを紹介しましたが、実際の業務では「誰に」「いつ」「何回目の催促を」送るべきかを管理するのが一番大変です。顧客が10人、20人と増えてくると、Excelやスプレッドシートで提出状況を追うだけでも膨大な手間がかかります。
よくある課題を整理すると、次のようなものがあります。
- 催促メールを送るタイミングを一人ひとり管理しきれない
- 誰がどの書類を提出済みか、最新状況がわからない
- 催促メールのたびに文面を考えるのが手間
- 催促が遅れて手続き全体が滞る
特に行政書士などの士業事務所では、書類催促が業務時間の大きな割合を占めています。事務所全体の効率化については行政書士事務所の業務効率化ガイドで詳しく解説しています。
こうした問題を解決するのが、書類回収・管理システムDoclyの自動リマインド機能です。
Doclyでは、顧客ごとに必要書類のリストを作成し、専用のアップロードURLを発行するだけで書類依頼が完了します。提出期限を設定しておけば、未提出の顧客に対して自動でリマインド通知が送信されるため、催促メールを一通一通手作業で送る必要がなくなります。
Docly の自動リマインドでできること：
・未提出者への自動催促メール送信
・提出状況のリアルタイム一覧管理
・書類の不備チェックと再提出依頼
・顧客はURLを開くだけ（アカウント登録不要）
「催促メールを書く時間」から「本来の業務に集中する時間」へ。手作業の限界を感じたら、仕組みで解決することを検討してみてください。
まとめ — 書類催促メールのポイントと効率化
書類催促メールは、「相手を責めない」「期限を明記する」「次のアクションを示す」の3つを意識するだけで、格段に相手に伝わりやすくなります。
この記事で紹介した5つのテンプレートを場面に応じて使い分ければ、催促メールに悩む時間を大幅に削減できるはずです。
- template.01 ── 初回リマインド（やわらかめ）
- template.02 ── 2回目リマインド（期限強調）
- template.03 ── 最終催促（緊急）
- template.04 ── 複数書類の一括依頼
- template.05 ── 不備があった場合の再提出依頼
ただし、催促の件数が増えてくると手作業での管理には限界があります。書類依頼の段階で手戻りを防ぐコツは書類依頼を1回で完了させるコツ5選で解説しています。書類回収の業務を本格的に効率化したい方は、自動リマインド機能を備えたDoclyの導入をぜひご検討ください。