書類回収、まだメールと電話ですか？
士業事務所、金融機関、不動産会社——業種を問わず、顧客からの書類回収には多くの手間がかかります。「必要書類をメールで案内→届かないので電話→やっと届いた書類をフォルダ整理」。この繰り返しに、どれだけの時間を費やしているでしょうか。
お客様側も同様です。何を出せばいいのかわかりにくい、どこに送ればいいのか迷う、アカウント登録を求められる——こうした小さなストレスが、対応の遅れにつながっています。
顧客にURLを送り、必要書類をアップロードしてもらう。書類回収の入口を、分かりやすくシンプルにできます。それがDoclyです。
Docly とは
Doclyは、顧客への書類依頼をスマートに管理する書類回収・管理システムです。必要書類リストの作成から、専用アップロードURLの発行、進捗のリアルタイム確認、自動リマインドまでを一つのプラットフォームで完結させます。
お客様も、会社も、ラクになる——顧客にとって分かりやすい、新しい書類依頼のカタチをTechSyncが実現しました。
Docly の3つの強み
登録不要 simple
顧客はURLを開くだけ。アカウント作成もアプリインストールも不要。スマホからでもすぐに書類を提出できます。
リアルタイム確認 realtime
依頼側も顧客側も、書類の提出状況をリアルタイムで確認。「あの書類届きましたか？」という提出状況確認のやり取りを減らしやすくなります。
自動通知 notify
未提出書類がある顧客へ自動リマインドを送信。定型的な催促の電話やメールの手間を減らせます。そもそも催促を不要にする依頼のコツは書類依頼を1回で完了させるコツ5選で紹介しています。催促メールの書き方に悩んでいる方は、書類催促メールの書き方と例文テンプレート5選もあわせてご覧ください。
機能一覧
必要書類リスト作成 create
案件に応じた必要書類リストを作成。テンプレートからの複製で作成時間を大幅に短縮。
専用アップロードURL発行 url
顧客ごとに専用URLを自動生成。メールやLINEで送るだけで書類の受け取り体制が整います。
進捗リアルタイム確認 status
ダッシュボードで提出状況を一覧管理。どの顧客のどの書類が揃っているか一目瞭然。
自動リマインド remind
設定したスケジュールに沿って未提出者へ自動通知。催促業務から完全に解放されます。
セキュアな保管 secure
TLS暗号化通信（HTTPS）・AWS（東京リージョン）上での保管に対応し、本人確認書類など機密性の高い書類の回収・管理にも配慮した設計です。マイナンバーを取り扱う場合は、利用者側でも番号法・社内規程に沿った管理体制を整えてください。
一括ダウンロード export
回収した書類をまとめて一括ダウンロード。案件ごとのファイル整理も効率的に。
フロー管理機能 flow
書類回収だけでなく、業務フロー全体の進捗を可視化・管理できます。
画像・PDF編集圧縮 edit
アップロードされた画像やPDFをシステム内で編集・圧縮。別ツール不要で作業を完結。
チーム機能 team
複数スタッフでの案件共有・担当割当に対応。事務所全体での運用がスムーズに。
士業特化フロー pro
必要書類の代理取得フロー管理や遺言執行者手続きフロー管理など、士業特有の業務に対応。
こんな業種に選ばれています
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01
士業事務所 相続・登記・許認可申請など、書類回収が業務の中核となる行政書士・司法書士・税理士・社労士に。例えば相続手続きでは、相続人の数や財産の種類によって多くの書類が必要になることがあり、Doclyによる一元管理が役立つ場面があります。詳しくは行政書士事務所の業務効率化ガイドもご参照ください
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02
金融機関 融資審査・本人確認に必要な書類の回収フローを効率化
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03
不動産会社 賃貸・売買契約に伴う必要書類の回収・管理をデジタル化
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04
保険・サービス業 顧客からの申請書類・証明書類の回収を一元管理
Docly が選ばれる理由
- 短時間で利用開始
アカウント作成後、基本機能はすぐに利用を開始できます。複雑なシステム連携なしで始められますが、テンプレート作成や社内運用ルールの整備は利用状況に応じて行います。 - 顧客にストレスを与えない
アカウント登録不要・URLを開くだけの簡単操作。スマホからも提出しやすいため、顧客側が対応しやすい導線を作れます。 - 定型的な催促業務を仕組み化
自動リマインド機能により、定型的な未提出フォローを仕組み化。電話やメールでの定型的なフォローアップを減らせます（個別事情への対応や期限直前の連絡は別途必要になる場合があります）。 - 双方向のリアルタイム確認
依頼側も顧客側も書類の状況を常に把握。「届いていますか？」「送りましたけど？」のすれ違いが消えます。 - セキュリティも安心
TLS暗号化通信（HTTPS）、AWS（東京リージョン）上での保管など、機密性の高い書類を扱う業種でも利用しやすい管理体制を整えています。詳細な取扱いは Docly のプライバシーポリシー・利用規約 をご確認ください。
料金プラン
- 書類リスト作成
- アップロードURL発行
- 自動リマインド
- 進捗リアルタイム確認
- スターター全機能
- チーム機能
- ユーザー追加 +¥500/名（税込）
- プロフェッショナル全機能
- ストレージ追加 +¥1,000/100GB（税込）
- ユーザー追加 +¥500/名（税込）
※ 全プラン14日間の無料トライアル付き。クレジットカード登録不要で開始できます。
※ 料金・プラン上限・追加料金などの最新情報は Docly 公式サイト をご確認ください。プラン上限到達時の追加課金条件、解約条件、データ保持期間も同ページに掲載しています。
業務分野別の活用シナリオ
士業・専門サービス業ごとに、Doclyの活用方法は変わります。代表的な4分野での導入イメージを整理します。
行政書士事務所での活用
建設業許可申請の経営業務管理責任者証明書類、在留資格申請の各種証明書、相続案件の戸籍謄本一式など、依頼者から多種多様な書類を集める業務で力を発揮します。建設業許可は毎回似た書類セットを扱うため、テンプレート化の効果が特に大きい分野です。建設業許可申請の書類催促もあわせて参考になります。
税理士事務所での活用
月次資料・年末調整資料・確定申告資料など、定期的に同じ顧問先から書類を集める業務に向いています。月次のリマインドを自動化することで、毎月の催促作業から解放されます。
司法書士事務所での活用
商業登記の議事録・印鑑証明・株主リスト、不動産登記の戸籍謄本・住民票など、複数の関係者から異なる書類を集める案件で、誰がどの書類を提出済みかを一元管理できます。
不動産・保険・サービス業での活用
賃貸契約・売買契約・保険申込・サービス申込時の本人確認書類・収入証明書類など、申込書類の回収を一元化。郵送や来店での書類受け渡しを減らしやすくなります。
既存の書類回収方法との比較
| 方法 | 顧客側の負担 | 事務所側の負担 | セキュリティ |
|---|---|---|---|
| メール添付 | 添付制限・送信ミスのリスク | 受信整理・催促が手作業 | 誤送信リスクあり |
| FAX | FAX機器が必要・画質劣化 | 受信物の整理・スキャン | 誤送信リスクあり |
| 郵送 | 原本送付の手間・往復時間 | 受領管理・保管スペース | 紛失リスクあり |
| 来所提出 | 来店の時間・移動コスト | 面談時間の確保 | 対面で安心だが非効率 |
| Docly | URLクリック→アップロードのみ | ダッシュボードで一元管理 | TLS暗号化通信・AWSクラウド保管（原本提出が必要な書類は別途対応） |
書類回収運用のアンチパターン5選
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01
必要書類リストを口頭で伝える 後で「言った・言わない」になりやすい。リストは必ず書面（メール・チャット・Doclyのリスト機能）で渡す
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02
「揃ったら教えてください」と顧客任せにする 顧客は何が「揃った」状態か判断できない。提出済み・未提出を可視化して、状況を共有する仕組みが必要
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03
催促を人力で繰り返す 催促の電話・メールに毎週時間を取られる事務所は、自動リマインド機能で定型的な催促を仕組み化しやすくなる
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04
個人メールに添付で送ってもらう 誤送信リスク・容量制限・原本性の問題が残る。専用URLでの提出を標準化する方が安全
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05
提出後のファイル整理を後回し 受領→案件フォルダ振り分けが滞ると、後で書類が見つからなくなる。受領時点で案件と紐づけて整理する仕組みが必要
Doclyに関するよくある質問
Q. 利用開始までにどれくらい時間がかかりますか？
A. アカウント作成後、基本機能はすぐに利用を開始できます。テンプレートを使える場合は、必要書類リストを作成し依頼者にURLを送るところまでを短時間で進められます。初回は、業務内容に合わせたテンプレート作成や案内文の整備も行うとスムーズです。
Q. 14日間無料トライアル後の自動課金はありますか？
A. クレジットカード登録不要で無料トライアルを開始できるため、トライアル後の自動課金はありません。継続利用する場合のみ、利用者側で有料プランへの切り替えを行う形です。
Q. セキュリティはどう確保されていますか？
通信はTLS暗号化（HTTPS）、データはAWS（東京リージョン）上で保管されます。本人確認書類など機密性の高い書類を扱う士業・金融・不動産業でも利用されています。マイナンバーを扱う場合は、利用者側で番号法・社内規程に沿った管理体制を併せて整えてください。
Q. 顧客は専用アプリのインストールが必要ですか？
A. 必要ありません。送信されたURLをクリックして開くだけで利用できます。スマートフォン・PCのどちらでも、ブラウザがあれば書類提出が完結します。アカウント登録も不要です。
Q. どんな業種で使われていますか？
A. 行政書士・税理士・司法書士・社労士などの士業、金融機関、不動産会社、保険代理店、人材紹介会社など、顧客からの書類回収が業務に組み込まれている業種で広く活用されています。
Q. 1人事務所でも導入する価値はありますか？
A. 1人事務所こそ書類回収・催促の手作業に時間を取られやすいため、自動化の効果が大きく出ます。スタータープラン（月額980円・税込）から始められ、案件が増えてからプロフェッショナル・エンタープライズへの移行も可能です。
Q. 対応ファイル形式と1ファイルあたりの容量上限は？
A. PDF・JPG・PNG・DOCX など一般的な書類フォーマットに対応しています。1ファイルあたりの容量上限・対応形式の最新情報はDocly 公式サイトをご確認ください。
Q. 既存の業務システムと連携できますか？
A. プロフェッショナルプラン以上では、CSVエクスポート機能などをご利用いただけます。API連携の対応状況は順次拡充しているため、詳細はサポートまでお問い合わせください。
まとめ — Doclyで書類回収をシンプルに
Doclyは「顧客にURLを送り、必要書類をアップロードしてもらう」というシンプルな体験で、書類回収の入口を変えるサービスです。顧客はアカウント登録不要、スマホからすぐに書類を提出でき、提出状況は双方がリアルタイムで確認できます。
スタータープランは月額980円（税込）から、14日間無料・カード登録不要で試せます。お客様にも自社にもやさしい書類管理を、Doclyで始めてみませんか。
※ 本記事の料金プラン・機能は2026年5月時点の内容です。料金・仕様は予告なく変更される場合があります。最新仕様は Docly 公式サイト でご確認ください。
※ ご契約に関する詳細は 利用規約・プライバシーポリシー・特定商取引法に基づく表記をご確認ください。マイナンバーを取り扱う場合は、利用者側でも番号法・社内規程に沿った管理体制を整えてください。