介護施設の記録システムは、単独で作るだけでは効果が限られます。LIFE（科学的介護情報システム）、ケアプランデータ連携システム、国保連への請求といった既存の公的システム・介護ソフトとどう連携させるかが、現場の負担軽減と加算算定の鍵を握ります。本記事では、記録システム開発における連携設計の勘所を整理します。
介護記録システムは「連携前提」で考える
介護記録（バイタル・食事・排泄・ケア内容など）をタブレットやスマホで入力できるようにすると、紙の記録や事務所での転記が減ります。ただし、介護現場には国が整備した仕組みや既存の介護ソフトがすでに存在します。新しい記録システムをゼロから作るにしても、これらと整合する設計でなければ、かえって二重入力を生んでしまいます。まずは連携先を把握することが出発点です。
主な連携先と役割
| 連携先 | 役割 | 連携の考え方 |
|---|---|---|
| LIFE（科学的介護情報システム） | 記録・評価データを提出しフィードバックを受ける仕組み（2021年4月に厚生労働省が運用開始、2026年5月から国保中央会運用へ移行） | 最新のCSV連携仕様に沿ったデータ出力設計と移行対応を前提に設計 |
| ケアプランデータ連携システム | 居宅介護支援事業所と居宅サービス事業所の間で、サービス提供票（予定・実績）等を電子連携する仕組み（国保中央会・2023年4月20日から本格稼働） | 標準仕様に沿ったデータ受け渡しを意識 |
| 国保連（請求） | 介護給付費の審査・支払 | 請求ソフトと役割分担し、記録から請求への流れを整理 |
| 既存の介護ソフト | 記録・請求・シフト等 | API／CSVで二重入力を防ぐ |
連携設計の3つの勘所
- ✓標準様式・CSVへの対応
LIFEや請求は所定のデータ様式があります。記録システムは、その様式に変換・出力できることを前提に設計します。様式は改定されるため、変換ロジックを差し替えやすくしておきます。 - ✓役割分担の明確化
記録・LIFE提出・請求をすべて一つのシステムで抱えるのか、既存の請求ソフトに任せるのかを早期に決めます。API連携の考え方はAPI経済圏とシステム開発も参考になります。 - ✓現場の入力負担
多忙な介護現場では、入力項目を増やしすぎると定着しません。「最低限の入力で、必要なデータが自動的に各連携先の様式へ流れる」設計を目指します。
要配慮個人情報としての取り扱い
介護記録には、健康状態や病歴など個人情報保護法上の「要配慮個人情報」が含まれます。通信の暗号化、アクセス権限の最小化、操作ログ、保存・廃棄のルールを設計に組み込み、厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」や個人情報保護法の医療・介護関係事業者向けガイダンス等を踏まえて運用します。クラウドを利用する場合は、データの保管場所や提供事業者の安全管理体制も確認します。
補助金を活用した介護現場のDX
介護記録システムの開発・導入は、補助金の対象になる場合があります。自社向けのオーダーメイド開発は、人手不足の解消・省力化を目的とする中小企業省力化投資補助金（一般型）が候補です（カタログ注文型は登録済みの汎用製品導入専用で、オーダーメイドの専用システム構築は一般型が対象）。ものづくり補助金は革新的な新製品・新サービスの開発や生産プロセス・サービス提供方法の改善を伴う設備投資が要件で、単なる自社向けの業務効率化のみでは対象外となる場合があるため、適合性は最新の公募要領で確認してください（機械装置・システム構築費は単価50万円（税抜）以上が必須）。また介護分野では、地域医療介護総合確保基金によるICT・介護テクノロジー導入支援など、都道府県を通じた別系統の支援が用意されることもあります。
なお、デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金。令和7年度補正予算事業から名称変更）は、IT導入支援事業者が提供し、事務局に登録されたITツールの導入が前提で、ゼロからのスクラッチ開発は通常対象になりません。対象経費・補助率・要件は制度ごと・公募回ごとに異なるため、申請前に最新の公募要領で必ず確認してください。報酬を得て補助金の申請書類（官公署に提出する書類）を代わりに作成する行為は、従来から行政書士・行政書士法人の独占業務とされ、改正行政書士法（2026年1月施行）で明文化されました（申請者自身による作成や、専門家による助言・添削は独占対象外です）。当社は申請を行政書士法人Treeと連携して進めます。
よくある質問
Q. 記録システムはLIFEと連携できますか？
A. 介護ソフトによってはLIFEへの提出用データをCSVで出力できます。自社開発でも、LIFEが定める最新のCSV連携仕様に沿って出力できるよう設計しておくと、科学的介護推進体制加算などに必要なデータ提出がスムーズになります。LIFEは2021年4月に厚生労働省が運用を開始したシステムで、2026年5月から国民健康保険中央会が運営しています。
Q. ケアプランデータ連携システムとは？
A. 居宅介護支援事業所と居宅サービス事業所の間で、サービス提供票（予定・実績）等をオンライン連携する仕組みです。国民健康保険中央会が厚生労働省からの依頼により構築・運用し、2023年4月20日から本格稼働しています。FAXや紙のやり取り・転記を減らす目的があり、記録システム開発時もこの仕組みとの整合を意識します。
Q. 小さく始めるには？
A. まずは現場の記録入力のデジタル化に絞り、LIFE提出や請求は既存ソフトとの役割分担を決めてから連携を広げるのが現実的です。入力項目を絞り、定着を優先します。
補助金申請からシステム開発まで、ワンストップで
行政書士法人Treeと連携して補助金申請まわりの確認を行い、TechSyncが介護記録システムの要件定義・設計・開発を支援します。何度でも無料でご相談いただけます。個別のご相談も可能です。
> 無料で相談する※ 本記事は執筆時点の情報をもとに作成しています。介護制度や公的システムの仕様、補助金の制度・要件・補助率は変更されることがあります。最新情報は厚生労働省・各実施主体および各省庁・公募要領を必ずご確認ください。