月次資料の催促は、税理士の永遠のテーマ
税理士事務所で毎月発生する「月次資料の催促」は、地味に時間と神経を使う業務です。顧問先の締め日はバラバラ、提出遅れの常習者もいれば、決算期だけ遅れる会社もある。担当スタッフが月末から月初にかけて催促に追われる光景は、多くの事務所で見られるはずです。
催促メール自体は数分で書けるように見えて、毎月繰り返すと年間で相当な時間を消費します。ここでは税理士事務所で使いやすい催促メール文例を、シーン別に整理しました。コピペベースで、顧問先に合わせた語尾調整だけで使える構成です。
シーン別・月次資料の催促メール文例
01. 月次締め前の事前アナウンス（月末1週間前）
件名: 【〇月分月次資料】ご提出のお願い
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。税理士事務所の△△です。
〇月分の月次資料につきまして、下記のスケジュールでご提出をお願いいたします。
・ご提出期限：〇月〇日（〇）まで
・必要資料：売上・仕入帳、預金通帳コピー、経費領収書、給与明細
・ご提出方法：〇〇（クラウド／メール添付／持参等）
ご準備にあたってご不明な点がありましたら、お気軽にお問い合わせください。
02. 期限直前のリマインド（2〜3日前）
件名: 【リマインド】〇月分月次資料のご提出について
〇〇様
税理士事務所の△△です。
〇月分月次資料のご提出期限が〇月〇日と迫ってまいりましたので、念のためご連絡いたします。
ご準備の進捗や、ご不明点がございましたら遠慮なくお知らせください。お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
03. 期限超過後の一次催促（期限翌日〜3日）
件名: 【ご確認】〇月分月次資料のご提出状況
〇〇様
税理士事務所の△△です。
〇月分月次資料につきまして、当初の期限を過ぎておりますが、ご準備の状況をお知らせいただけますでしょうか。すでにご提出済みでしたら行き違いで大変失礼いたしました。
月次試算表の作成に遅れが出ますと、翌月以降の業務にも影響が出ますので、できる範囲でお早めにご対応いただけますと助かります。
04. 期限超過1週間（二次催促）
件名: 【再送】〇月分月次資料のご提出のお願い
〇〇様
税理士事務所の△△です。先週もご連絡しました〇月分月次資料につきまして、改めてご案内させていただきます。
現時点で以下の資料を受領できておりません。
・売上・仕入帳
・預金通帳のコピー（〇月分）
・経費領収書
資料収集にお困りの事情がございましたら、こちらでできるサポートもございますので、一度ご相談ください。
05. 決算前の追い込み（複数月分が溜まっている場合）
件名: 【ご相談】決算に向けた月次資料のご提出について
〇〇様
税理士事務所の△△です。
決算期（〇月〇日）が〇週間後に近づいてまいりました。現時点で、〇月〜〇月分の月次資料がまだ未着となっております。
決算業務を期日内に進めるにあたり、下記の段取りでご協力いただけないでしょうか。
・今週中：〇月分・〇月分の資料
・来週中：〇月分の資料
まとめてのご準備は大変かと思いますので、月ごとに分けて段階的にご提出いただく形で構いません。ご都合の良い方法でお進めください。
催促メールの運用で押さえたい3つのコツ
コツ1: 催促のタイミングを標準化する
顧問先ごとに催促タイミングがバラバラだと、スタッフが疲弊します。「期限前1週間で事前予告」「期限超過2日で一次催促」のように標準スケジュールを決めて全顧問先に適用するのが、事務所全体の負荷を均質化するコツです。
コツ2: 担当ベースでなく仕組みで管理する
「あの担当者がやる」ではなく、「システム（またはスプレッドシート）で未提出者を可視化する」運用が望ましいです。担当者の体調不良や退職があっても、仕組みがあれば催促が止まりません。
コツ3: 常習遅延者には個別対応を設計する
毎月遅れる顧問先には、標準スケジュールより早い催促開始や、電話での事前相談など個別の対応を設計するのが現実的です。一律の対応では改善せず、むしろ関係がぎこちなくなる場合もあります。
Doclyで月次資料の催促を仕組み化する
月次資料の催促メールを毎月毎月書くのは、税理士事務所の時間を確実に削っています。仕組みで解決できる部分は、ツールに任せるのが現代的な解です。
書類回収SaaS「Docly」は、期限設定に応じた自動リマインド送信と、未提出者の一覧管理を両立できます。顧問先ごとに異なる締め日にも対応でき、担当スタッフが手動で催促を打ち続ける運用から脱却できます。
催促の仕組み化は、毎月の業務負荷を下げるだけでなく、顧問先との関係も改善します。人が毎月催促すると角が立ちますが、システムからのリマインドなら自然に受け入れられやすい場面も多いものです。14日間無料・カード登録不要で試せます。
> 書類回収を今すぐ効率化する月次資料の催促に関するよくある質問
月次資料の催促頻度はどのくらいが適切ですか？
顧問先の業態や月次締めのタイミングにもよりますが、締め日の1週間前に予告、期限超過から2〜3日後に一次催促、1週間後に再催促という段階を設ける運用がよく用いられます。
決算前に複数月の資料が溜まっている顧問先への催促は？
責める表現は避けつつ、決算スケジュールと影響を具体的に示すのが効果的です。まとめて提出する負担感を下げるため、月別に分けて段階的に回収する提案も併せて行うと、動きが出やすくなります。
顧問先ごとに催促のトーンを変えるべきですか？
長年の付き合いがある顧問先と新規顧客では、受け取り方が変わります。基本文面を用意した上で、関係の深さに応じて挨拶・言い回しを微調整する運用が実用的です。
毎月の催促は「人が書く」から「仕組みが送る」へ
月次資料の催促は、税理士事務所にとって避けられない業務ですが、仕組み化で負担を大幅に減らせる領域でもあります。人が書く催促は最後の一押しだけに絞り、定期的なリマインドは自動化する——この切り分けが、業務の質と事務所の余裕を両立させるカギになります。
※ 本記事の文例は一般的な業務マナーに基づく参考例です。顧問先との関係性や事案の性質に応じて、トーンや構成を調整してください。