士業事務所の電話対応DXガイド — クラウドPBX・AI電話で業務効率化

士業事務所の電話対応DXが後回しにされる理由

士業DXで最も見落とされがちなのが、電話対応の効率化です。書類のペーパーレス化やオンライン相談の導入が進む一方で、「固定電話への着信対応」だけはアナログのまま残っている事務所は少なくないのではないでしょうか。

クラウド会計・電子契約・オンライン申請と、次々と業務をデジタル化してきた事務所でも、電話対応の問題が解消されないまま残っているケースは多くあります。「外出中に着信に気づかず、新規相談の機会を逃した」「在宅勤務中も事務所の固定電話番号を使いたいが方法がわからない」といった悩みは、どの業種の士業でも共通して聞こえてきます。

士業事務所の電話対応で起きている3つの課題

楽天コミュニケーションズが2023年10月に公表した「中小企業の電話対応に関する実態調査」（社員数6〜300人の企業勤務の課長職以上500名対象）によると、64.4%の企業が電話対応に何らかの課題を感じていると回答しています。最も多い課題は「即答できず、折り返しの電話が多い」（26.7%）で、次いで「対応をする人がいない」（19.5%）でした。

士業事務所の場合、この問題はさらに固有の事情が重なります。相談業務の性質上、電話中に別の電話が入っても対応が難しいこと、守秘義務の観点から不在着信を外部スタッフに折り返してもらいにくいこと、そして繁忙期には着信が集中し、折り返し対応や案件処理に支障が出るケースもあることです。

これら3つの課題は、いずれも適切なツールを組み合わせることで大幅に改善できます。ここから3つのカテゴリ（クラウドPBX・AI電話自動応答・電話代行）を順に整理します。

クラウドPBX — スマホで事務所番号の発着信を可能に

クラウドPBXは、従来は事務所に設置する専用機器（PBX主装置）が担っていた電話交換機能をクラウド上で提供するサービスです。スマートフォンにアプリを入れるだけで、どこにいても事務所番号として発着信できるようになります。外出中の弁護士が依頼人から折り返し電話をかけるとき、自分の携帯番号ではなく事務所番号で発信できる点は、信頼性と業務上の境界設定の両面で実務的なメリットがあります。

主要3サービスの料金を以下にまとめます（料金はすべて税抜）。

サービス	初期費用	月額費用	主な特徴
クラコールPBX	0円	980円／ユーザー（5人まで） 6人以降0円・上限4,900円／月	通話録音オプション1,000円／ユーザー／月。IVRオプション500円／月。小規模事務所向けに低コストで始めやすい
MOT/TEL	29,800円〜	5,980円（20名まで）	中規模事務所向け。20名までフラット料金で使えるため、人数が増えるほど割安になる
BIZTEL	50,000円	21,000円（ライト：内線40・同時通話3）	コールセンター機能を持つ大規模向け。着信管理・統計レポートが充実。士業では複数拠点を持つ大手事務所向け

1〜5名の小規模事務所であれば、クラコールPBXの月額上限4,900円（税抜）という料金は導入ハードルが低い選択肢です。初期費用ゼロというのも、試しに使ってみるうえで心理的な障壁を下げてくれます。一方、10名を超えてスタッフが増えてきた事務所では、MOT/TELのようなフラット課金型の方がトータルコストを抑えやすい構造になっています。

AI電話自動応答 — 営業時間外の取り逃しを防ぐ

AI電話自動応答は、着信に対してAIが自動で応答し、電話をかけてきた相手の氏名・連絡先・用件をヒアリングしてテキスト化・通知するサービスです。24時間365日対応できるため、夜間・休日の新規相談を取り逃すリスクを大幅に減らせます。

代表的なサービスがIVRy（アイブリー）です。フリープランなら月30件まで0円で利用でき、それを超えるとスタータープラン（月額3,980円〜・税抜）へ移行します。なお、基本プラン料金のほか、電話番号維持費（500円/月）や従量通話料が別途かかります。AI音声対話・通話内容の文字起こし・AI要約機能はフリープランを含む全プランで利用可能です。ただし、SlackやChatworkなどのチャットツールへの通知連携はスタータープラン以上が必要なため、用件のテキスト化と担当者へのプッシュ通知まで自動化したい場合は有料プランへの移行を前提に検討してください。

実務での活用イメージとしては、以下のような流れが考えられます。

• 01
  営業時間外に着信 IVRyが自動応答。「ただいま電話に出られません。お名前・ご連絡先・ご用件をお話しください」とAI音声でガイド
• 02
  ヒアリング & 文字起こし 相手の発話内容をリアルタイムで文字起こし。AIが要点を自動要約して担当者へ通知（Slack・Chatwork等への連携はスタータープラン以上で利用可能）
• 03
  翌朝に優先度を判断して折り返し 担当者がスマホで通知を確認し、緊急度に応じて折り返し順を決める。内容がテキスト化されているため、件名を把握してから電話できる

注意点として、AI電話自動応答はあくまで「用件の受け付け」ツールです。法律相談や税務相談の内容を自動で回答・処理するものではありません。相談者が期待しているのは専門家への接続ですので、「折り返しご連絡します」という案内を明確に行い、翌営業日中に確実に連絡する運用ルールとセットで導入するのが前提です。

電話代行サービス — 人が対応するという選択肢

AI自動応答では対応しきれないケース、たとえばやや複雑な問い合わせや高齢のクライアントからの着信、クレームに近いニュアンスの電話などは、人が受けることで印象が大きく変わります。電話代行サービスは、専門オペレーターが事務所名義で電話を受け、内容をSlack・Chatwork・Teamsなどで通知してくれるサービスです。

サービス	初期費用	月額（基本）	超過料金	特記事項
fondesk	0円	10,000円（税抜・50コール分を含む）	51件目以降200円／コール（税抜）	14日間無料トライアルあり。Slack・Chatwork・Teams通知対応。初期費用ゼロで試しやすい
CUBE電話代行	公式サイトで確認	シンプルプラン：10,000円（50コール） ※税抜/税込は公式サイトでご確認ください	公式サイトで確認	士業向け特化ページあり。業種別の専門用語への対応や受付フォーマットのカスタマイズが可能

fondeskの導入事例として、士業事務所での一次受け運用を導入し、担当者が通知内容を確認してから折り返すことで業務集中時間を確保できるようになったケースがfondesk導入事例ページで紹介されています。

fondeskとCUBEの最大の違いは、CUBEが士業専門のカスタマイズに対応している点です。「相続相談の方は…」「決算書の件は…」といった案内文を事務所ごとに設定できるため、電話代行サービスだと気づかれにくいオペレーションが組めます。一方、fondeskはツール連携のしやすさと14日間無料トライアルの存在から、「まず試してみたい」事務所に向いています。

事務所の規模と課題で選ぶ — 3つの導入パターン

電話DXのツールは「クラウドPBX」「AI自動応答」「電話代行」の3カテゴリがありますが、すべてを導入する必要はありません。事務所の規模と現在抱えている課題によって、最適な組み合わせは変わります。以下の3パターンを参考にしてください。

なお、どのパターンでも共通して言えることは、ツールを入れるだけでは機能しないという点です。「fondeskからの通知は誰が確認するか」「IVRyで受けた用件はどのタイミングで折り返すか」というオペレーションのルール設計が、ツール選定と同じくらい重要です。電話代行・AI応答のツールはあくまで「受け口」であり、折り返しの質がそのまま事務所の評価につながります。

電話対応DXに関するよくある質問

まとめ — 電話対応DXチェックリスト

電話対応のDXは、書類のペーパーレス化や会計ソフトの導入と比べると後回しにされがちですが、新規相談の取り逃がし防止や専門業務への集中時間確保という観点では、費用対効果の高い投資になります。総務省の「令和6年通信利用動向調査（企業編）」では、企業のクラウドサービス利用率は2024年時点で80.6%とされています。この数値はクラウド活用全般の広がりを示す参考情報ですが、クラウドPBXやAI電話応答の導入率を直接示すものではありません。とはいえ、導入コストの低下により、小規模な士業事務所にとっても現実的な選択肢になりつつあります。

まずは自所の課題が「外出中の着信」なのか「営業時間外の取り逃がし」なのか「一次受けの標準化」なのかを整理し、それに合ったツールから試してみることをお勧めします。以下のチェックリストを参考に、現状を点検してみてください。

• ✓
  外出中・テレワーク中でも事務所番号で発着信できるか
  できていない場合 → クラウドPBXの導入を検討。クラコールPBX（月額980円〜・税抜）など初期費用ゼロのサービスから試せる
• ✓
  営業時間外の着信に何らかの対応ができているか
  できていない場合 → IVRyのフリープラン（月30件まで無料）でAI自動応答を試してみる。用件のテキスト化・通知機能で翌朝の折り返し業務が整理される
• ✓
  一次受けの品質が担当者によってばらついていないか
  ばらつきが気になる場合 → fondeskの14日間無料トライアルを利用。オペレーターによる受付と通知の標準化で、対応品質のムラを抑えられる
• ✓
  通話録音データのセキュリティポリシーが定まっているか
  録音機能を使う場合は、保管期間・アクセス権限・廃棄方法を事前にルール化しておく。個人情報として適切に管理することが守秘義務の観点からも必要
• ✓
  ツール導入後の折り返し運用ルールを決めているか
  どのツールを入れても「誰が・いつ・どのように折り返すか」のルールが不在だと効果は半減する。IVRyの通知→即日折り返しのような具体的なオペレーションを先に設計しておく

※ 料金情報は2026年4月時点の各サービス公式サイトに基づきます。税抜/税込の区別、プラン変更等の最新情報は各社公式サイトをご確認ください。
※ 本記事は士業事務所における電話対応DXに関する一般的な情報提供を目的としており、特定の製品・サービスを推奨するものではありません。通話録音の運用や守秘義務への対応など、個別の業務判断については各士業団体の規程や専門家にご相談ください。