士業のオンライン面談・相談の実践ガイド｜ツール比較と導入手順

「事務所に来てもらわないと相談できない」は、もう過去の話

顧問先との打ち合わせ、新規の初回相談、顧問先の従業員への説明——対面でしかできないと思っていた業務が、実はオンラインで完結するケースは少なくありません。コロナ禍を契機にWeb面接の導入率は一時8割を超えたとの調査結果もありましたが（＠人事 2023卒採用調査）、士業事務所ではまだ「対面が基本」という事務所も多いのが現状です。

オンライン面談を導入すれば、移動時間ゼロ・録画による記録性・遠方の顧客への対応が同時に実現します。この記事では、士業事務所がオンライン面談を導入する際に必要な知識をまとめます。

電話相談・オンライン面談・対面 — 3つの相談方法を比較する

比較項目	電話相談	オンライン面談	対面相談
手軽さ	高い（予約不要のことも）	中（URL共有で開始）	低い（予約・移動が必要）
資料共有	不可	画面共有で可能	紙で可能
顔が見える	不可	可能	可能
記録性	低い	高い（録画・録音可）	低い
遠方の顧客	対応可	対応可	移動コスト大
通信環境依存	低い	高い	なし

オンライン面談の最大の強みは画面共有と録画です。書類を画面共有しながら説明する、面談内容を録画して後から確認する——これは電話でも対面でも得にくい価値です。一方で、通信環境が不安定な顧客や、デジタル機器に不慣れな高齢の相談者には電話や対面の方が適しています。

Web会議ツール比較 — Zoom・Meet・Teams・Whereby

ツール	無料プラン	有料プラン（最安）	無料の制限	特徴
Zoom	あり	Pro: 月1,999円/ホスト（年払い）	40分・100人まで	最も普及。AI書き起こし・字幕翻訳搭載
Google Meet	あり	Business Starter: 月800円/ユーザー	60分（3人以上）・100人	Google Workspace連携。ブラウザのみで参加可。Gemini標準搭載
Microsoft Teams	あり	Essentials: 月599円/ユーザー（年払い・税抜）	60分・100人まで	Microsoft 365連携。Word・Excel共同編集
Whereby	あり	Pro: 月$10.99	4人・1ルーム	URL共有のみで参加可。アカウント不要

日程調整を自動化する — 予約ツールの活用

オンライン面談の導入で見落としがちなのが日程調整の手間です。メールで「何日の何時はいかがでしょうか？」と何往復もするのは非効率。予約ツールを使えば、空き時間を自動表示してURLを共有するだけで完了します。

ツール	無料プラン	有料（最安）	日本語	特徴
TimeRex	あり	月750円/ライセンス（年払い）	対応	Google/Outlookカレンダー連携。Zoom自動生成
Spir	あり	Team: 月1,200円/ユーザー（年払い・税抜）	対応	複数人のカレンダーを横断して空き時間を検出
Calendly	あり（1対1のみ）	月$10/ユーザー（年払い）	非対応	世界2,000万ユーザー以上。英語UI

日本語UIが必要な士業事務所にはTimeRexまたはSpirがおすすめです。無料プランでまず試し、事務所の運用に合うか確認してから有料プランに移行してください。

オンライン面談の法的要件 — 本人確認と守秘義務

士業がオンラインで相談を受ける際に押さえるべき法的ポイントは2つです。

• 01
  犯罪収益移転防止法（犯収法）に基づく本人確認 弁護士・司法書士・行政書士・税理士等は「特定事業者」として、一定の取引時に顧客の本人確認（KYC）が義務づけられている。オンライン完結型の本人確認（eKYC）も認められており、本人確認書類の画像＋容貌画像（セルフィー）の送信で対応可能（犯収法施行規則第6条1項1号ホ）。ただしこの方式は2027年4月に廃止予定で、マイナンバーカードのICチップ読み取り方式に一本化される見込み
• 02
  守秘義務の確保 各士業法で守秘義務が課されているため、Web会議ツールの通信暗号化（E2EE対応の有無）、録画データの保管場所と管理方法、第三者がいない環境での面談実施を確認すること。書類管理のセキュリティ基礎知識も参照

オンライン面談の導入 — 3つのステップ

• ✓
  Step 1: ツールの選定とテスト
  Zoom・Google Meet・Teamsの無料プランでスタッフ同士のテスト面談を実施。録画機能・画面共有・音質を確認。事務所のインターネット回線速度も測定しておく
• ✓
  Step 2: 予約ツールの設定
  TimeRexやSpirでオンライン面談用の予約ページを作成。カレンダーと連携し、予約確定時にZoom/MeetのURLを自動送信する設定にする
• ✓
  Step 3: 顧客への案内テンプレート作成
  「オンライン面談のご案内」メールテンプレートを用意。参加方法（URLクリック）、必要な環境（PC/スマホ、安定したWi-Fi）、面談前に準備する書類を記載する。書類依頼のコツも参考に

面談前の書類収集を Docly で効率化する

オンライン面談の前後には、顧客から書類を受け取る場面が発生します。相談に必要な資料、契約書の原本、申請に必要な添付書類——メール添付で個別にやり取りすると管理が煩雑になります。Doclyなら、必要な書類一覧をURL1つで共有し、顧客がスマホからアップロードするだけ。面談の生産性が格段に上がります。

面談前後の課題	Docly での対応
面談前に「○○の書類を持ってきてください」と電話連絡	必要書類リストをURLで送付。顧客は事前にアップロード
面談後にメールで追加書類を依頼→催促の繰り返し	未提出書類をダッシュボードで確認。自動リマインドも可能

オンライン面談に関するよくある質問

士業のオンライン面談はどのツールがおすすめですか？

最も普及しているのはZoom（Pro月額1,999円〜）。Google Workspaceを使っている事務所はGoogle Meet（月額800円〜）がコスト効率的です。相手にアカウント作成を求めたくない場合はWherebyも選択肢になります。

オンラインで法律相談をしても問題ありませんか？

各士業法の業務範囲内であれば、相談手段としてオンラインを使うことは法的に問題ありません。ただし犯収法に基づく本人確認（KYC）が必要な取引では、オンラインでもeKYC等の方法で本人確認を行う必要があります。

日程調整はどうすればいいですか？

TimeRex（月額750円〜）やSpir（Team月額1,200円〜、年払い）などの日本語対応予約ツールがおすすめです。カレンダーと連携し、空き時間を自動表示するURLを顧客に送るだけで予約が完了します。

まとめ — オンライン面談は「選択肢の一つ」として定着させる

オンライン面談は対面を完全に置き換えるものではなく、相談方法の選択肢を増やす取り組みです。遠方の顧客、多忙で来所が難しい顧客に対して、オンラインという選択肢を提示できるだけで事務所の競争力は上がります。

• ツール選定 — Zoom（最も普及）、Google Meet（低コスト）、Teams（Microsoft連携）から運用に合った製品を
• 予約の自動化 — TimeRex・Spirで日程調整の手間を削減
• 法的要件 — 犯収法の本人確認、守秘義務の確保を確認
• 書類収集 — 面談前後の書類やり取りもデジタル化すると業務全体の効率が向上

※ 本記事の情報は2026年3月時点の内容です。各サービスの最新料金は公式サイトでご確認ください。
※ 本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の法的助言ではございません。