催促メール、毎回文面を考えるのは地味にしんどい
行政書士の業務で地味に時間を取られるのが、依頼者への書類催促メールです。催促しすぎると関係がぎこちなくなり、遠慮しすぎると期限に間に合わない。絶妙な加減を毎回探るのは、思っている以上に頭を使う作業です。
この記事では、行政書士が顧問先や依頼者に書類提出を催促するメール例文を、シーン別に10パターン用意しました。すべてコピペして、相手の名前と書類名を差し替えればそのまま使える構成です。
催促は関係性を維持しつつ、相手に動いてもらうのが目的です。丁寧さと具体性のバランスを意識した文面をまとめています。自分の事務所の雰囲気に合わせて、語尾や敬称を微調整してお使いください。
催促メールを書く前に押さえたい3つの前提
例文を使う前に、効果的な催促メールに共通するポイントを整理しておきます。この3点を意識するだけで、同じ文面でも相手の受け取り方が変わります。
前提1: 相手を責めるトーンにしない
遅れているのは相手だとしても、文面を責めるトーンにすると相手の返信ハードルが上がりやすくなります。「お忙しいところ恐れ入りますが」「念のためご確認のご連絡です」等、まずはハードルを下げる入り口を置くのがおすすめです。
前提2: 必要書類と期限を毎回明記する
「先日お送りした書類」では、相手はどれのことか思い出せません。催促のたびに「〇〇の申請に必要な△△の書類」「期限：〇月〇日まで」を本文に再掲すると、相手がすぐ行動に移しやすくなります。
前提3: 提出方法の案内を省略しない
提出先・提出方法・フォーマットを再掲すると親切です。PDFでメール添付なのか、アップロード用のURLなのか、郵送なのか。相手が「何をどう送ればいいか」を考えるコストをゼロにしておくと、着手してもらえる確率が上がります。
コピペで使える催促メール例文10選（シーン別）
ここから本題の例文です。各パターンは「件名」「本文」をセットで記載しています。〇〇・△△は案件・書類名に、「山田様」「田中様」は依頼者名に差し替えてください。
01. 初回依頼（丁寧に書類をお願いする基本型）
件名: 【ご依頼】〇〇申請に必要な書類のご提出について
山田様
お世話になっております。行政書士の〇〇です。
〇〇申請の手続きを進めるにあたり、下記の書類をご提出いただきたくご連絡いたしました。
・△△の写し
・□□（記入済み）
ご提出期限：〇月〇日（〇）まで
ご提出方法：本メールへの添付、または◇◇のURLからアップロードをお願いいたします。
ご不明点等ございましたらお気軽にご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。
02. 期限3日前のやわらかいリマインド
件名: 【リマインド】〇〇書類のご提出について（〇月〇日まで）
山田様
お世話になっております。行政書士の〇〇です。
先日ご依頼いたしました△△の書類につきまして、念のためのご連絡です。
ご提出期限：〇月〇日（〇）
申請の手続き上、期限内でのご提出が必要となりますので、お忙しいところ恐れ入りますがご準備をお願いいたします。
ご状況に変化がございましたらお知らせください。
03. 期限当日の最終確認
件名: 【本日期限】〇〇書類のご提出状況確認
山田様
お世話になっております。行政書士の〇〇です。
本日が△△書類のご提出期限となっております。準備状況をお知らせいただけますと幸いです。
もし本日中のご提出が難しい場合は、取り急ぎその旨ご一報いただけますでしょうか。後続の申請スケジュールを調整させていただきます。
よろしくお願いいたします。
04. 期限翌日の一次催促（丁寧）
件名: 【ご確認】〇〇書類のご提出について
山田様
いつもお世話になっております。行政書士の〇〇です。
先日ご依頼いたしました△△の書類につきまして、昨日の期限を過ぎておりますが、まだ到着を確認できておりません。行き違いでしたら申し訳ございません。
本件は〇〇申請に必要な書類ですので、恐れ入りますが進捗状況をお知らせいただけますでしょうか。
ご不明点や難しい点がございましたら、あわせてご相談ください。
05. 期限超過1週間の二次催促
件名: 【再送】〇〇書類ご提出のお願い
山田様
行政書士の〇〇です。
先週ご連絡しました△△の書類につきまして、改めてご案内させていただきます。
当初の期限から1週間経過しており、申請のスケジュールに影響が出始めております。お手数をおかけしますが、現在のご準備状況をお知らせください。
もしご準備が難しい事情がございましたら、代替案も含めてご相談させていただきたく存じます。
06. 期限超過2週間の三次催促
件名: 〇〇申請に関する今後の対応について
山田様
行政書士の〇〇です。
△△の書類ご提出につきまして、当初の期限から2週間が経過しております。
このままご提出がいただけない場合、申請自体の見合わせや、再度お手続きを一からやり直す必要が生じる可能性がございます。
お忙しい中恐縮ですが、今後どのように進めさせていただくか、ご意向をお伺いできればと存じます。今週中にご返信いただけますと助かります。
07. 長期未提出（1ヶ月以上）への最終連絡
件名: 〇〇申請のお取り扱いについて（最終ご連絡）
山田様
行政書士の〇〇でございます。
度重なるご連絡にもかかわらずお返事をいただけていない状況について、改めてご連絡いたします。
△△の書類ご提出の見込みが立たない場合、本件の受任をいったん終了し、着手分のご請求をもってお取り扱いを終える形を検討せざるを得ません。
このまま手続きを継続するか、いったん中断するかについて、〇月〇日までにご意向をお聞かせいただければと存じます。今後ともお役に立てる機会がございましたら、ぜひお声がけいただけますと幸いです。
08. 一部だけ書類が届いた場合
件名: 〇〇書類受領のお知らせと残り書類のご案内
山田様
お世話になっております。△△の一部書類を本日受領いたしました。ご準備ありがとうございます。
なお、申請に必要な書類のうち、下記が未着となっております。
・□□（原本または写し）
・☆☆（署名入りのもの）
残りの書類につきましても、〇月〇日までにご提出いただけますと、当初のスケジュールで進めさせていただけます。よろしくお願いいたします。
09. 書類に不備があった場合の再提出依頼
件名: 〇〇書類の再提出のお願い
山田様
お世話になっております。先日ご提出いただいた△△の書類を確認いたしました。お手数をおかけして恐縮ですが、下記の点でご修正が必要です。
・□□欄の記入が未記入となっております
・☆☆欄の日付が実際と異なっているようです
修正版を〇月〇日までにご送付いただけますと助かります。記入例や記入方法でご不明な点があれば、遠慮なくお問い合わせください。
10. 電話連絡後のフォローメール
件名: お電話での件のフォローご連絡（△△書類について）
山田様
行政書士の〇〇です。先ほどはお電話ありがとうございました。
お話しした通り、△△の書類につきましては〇月〇日までにご提出いただけるとのこと、承知いたしました。お話しした要点を念のため整理いたします。
・ご提出書類：△△・□□
・ご提出方法：◇◇のURLよりアップロード
・ご提出期限：〇月〇日（〇）まで
進捗や困りごとが出てきましたら、お気軽にご連絡ください。よろしくお願いいたします。
催促メールで避けたいNG表現
逆に、使うと関係が悪化しやすい表現もあります。後の関係を壊さないためにも、以下の表現は意識的に避けた方が無難です。
- ✓「何度もお願いしておりますが」
回数を強調すると相手を追い詰めるトーンになります。「改めて」「念のため」で十分です。 - ✓「至急」「緊急」の多用
毎回使うと効かなくなります。本当の緊急時だけ使うとメリハリが出ます。 - ✓「ご提出いただけないようでしたら〇〇いたします」
最終連絡以外では脅しのように受け取られがちです。通常の催促では避けましょう。 - ✓長文の「思い」を語る
催促メールは短く要点だけ。感情の説明は相手を疲れさせます。
Doclyで書類催促の手間を解決する
ここまで例文を10パターン紹介してきましたが、本音を言えば、催促メール自体が少ない方が業務はスムーズです。毎回文面を考える時間も、返事を待つストレスも、事務所の生産性を地味に削っていきます。
行政書士向けの書類回収SaaS「Docly（書類回収・管理クラウド）」は、事務所の書類回収フロー全体を自動化するツールです。依頼者にURLを送るだけで必要書類のアップロードが完結し、未提出者の一覧と期限に応じた自動リマインド送信まで仕組み化できます。
| 従来の課題 | Doclyでの解決 |
|---|---|
| 誰が未提出か把握しづらい | 未提出者が一覧で見える |
| 催促メールを毎回手作業で送っている | 期限に応じたリマインドが自動送信される |
| メール添付で書類がバラバラに蓄積する | 案件ごとのフォルダに自動整理される |
| 提出方法の説明を毎回書いている | アップロード用URL1本で済む |
未提出者の把握、アップロードURLの共有、期限に応じた自動リマインドまでまとめて整えたい場合は、Doclyが有力な選択肢になります。開業直後の小規模事務所でも試しやすく、14日間無料・カード登録不要で始められます。催促メールを書く時間を、本来の業務に取り戻す第一歩として使ってみてください。
> Docly を無料で試してみる書類催促メールに関するよくある質問
催促メールは何回まで送ってよいですか？
回数に法的な決まりはありません。実務上の一例としては「やわらかいリマインド→再確認→電話での確認」のように、相手の反応や期限までの余裕に応じて段階的に表現を調整する方法がよく用いられます。短期間に同じ文面を繰り返し送ると負担感を与えるおそれがあるため、催促の頻度は案件の緊急度や期限との距離を踏まえて個別に判断してください。
催促メールで強い表現を使ってもよいですか？
初期段階では避けた方が無難です。特に継続的なやり取りがある案件では、最初から強い表現を使うと信頼関係を損ねるおそれがあります。催促を重ねても反応がない場合や、法定期限・申請期限に関わる案件では、期限の根拠と影響を具体的に示す表現へ切り替えるとよいでしょう。
催促メールでよく使う件名の付け方はありますか？
「【ご確認】〇〇書類のご提出について」「【再送】〇〇申請に必要な書類のお願い」など、内容が一目でわかる件名がおすすめです。件名に「至急」「重要」を多用すると埋没しやすいため、本当に緊急の時だけ使うようにするとメリハリがつきます。
メールに反応がない時は電話すべきですか？
メールへの反応がしばらくない場合は、電話で確認する方法も有効です。メールが埋もれている可能性もあるため、必要に応じて「先日のメールが届いているか」を確認し、必要書類と期限を再共有すると進捗が動きやすくなります。電話後に要点をメールで再送しておくと、認識違いの防止にもつながります。
催促は「文面を磨く」より「仕組みを作る」
催促メールの文面を洗練させることも大切ですが、そもそも催促が必要な状況を減らす方が、長期的には効果があります。最初から提出しやすい仕組みを整え、自動リマインドが走る状態を作っておけば、人が書くべき催促メールは最後の一押しだけで済みます。
本記事の例文は、その「最後の一押し」の場面で活躍します。コピペして使いながら、自分の事務所の雰囲気に合わせて少しずつ調整していってください。書類回収全体の改善ヒントはメールとクラウド書類回収の比較や、依頼者から必要書類をスムーズに集めるコツもあわせて参考になります。
催促メール自体を減らす仕組みを作るなら、書類回収の自動化を試してみるのが早道です。
> 書類回収を今すぐ効率化する※ 本記事は2026年4月時点の一般的な業務マナーに基づく文例です。相手との関係性や案件の性質に応じて、語尾・敬称・構成を適宜ご調整ください。
※ 法的効果の必要な通知（内容証明等）は本記事の対象外です。事案の性質に応じて、弁護士等への連携も含めご検討ください。内容証明の詳細は日本郵便の公式案内をご確認ください。