行政書士の開業で揃える業務ツール｜案件管理・会計・電子契約

最初に揃えるのは「案件管理・会計・電子契約」の3本柱

開業直後は実務・経理・契約のすべてを一人で回すことになります。最初から完璧なシステムは不要ですが、案件と期限の管理・会計・契約締結の3領域は早めに仕組み化しておくと、繁忙期の取りこぼしや経理の滞りを防げます。

業務ツールの3本柱

領域	役割	選定のポイント
案件・期限管理	受任案件の進捗、許認可の有効期限・更新・補正期限の管理	建設業許可の更新（5年）や決算変更届など、期限を自動で可視化できると安心。顧客管理と一体だと効率的
クラウド会計	記帳・請求・確定申告	青色申告（複式簿記）と電子帳簿保存に対応した製品を選ぶ。銀行・カード連携で記帳を省力化
電子契約	委任契約書の締結、委任状の作成・授受	電子署名法上の要件、本人確認、改ざん防止、監査ログ、提出先の電子化対応を確認する。遠隔の依頼者ともスムーズに契約しやすい

電子帳簿保存法への対応

電子取引（メールやクラウドで受け取った請求書・領収書など）のデータは、電子データのまま保存することが必要です。令和4年度税制改正による宥恕措置は令和5年12月31日で終了していますが、令和6年1月以後も一定の猶予措置や検索機能が不要となる要件があります。開業時から、受領・発行した電子取引データを保存要件または猶予措置に沿ったルールで保存できるフォルダ運用を決めておくと、後から慌てずに済みます。クラウド会計の多くは電子帳簿保存に対応しているため、対応状況を確認して選びます。

情報セキュリティと職務上請求書の管理

行政書士は依頼者の個人情報や、相続・許認可などで機微な情報（要配慮個人情報を含む）を扱います。個人情報保護法を踏まえた管理が必要です。

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  職務上請求書の厳格な管理
  職務上請求書は職務上必要な請求に限って使用し、盗難・紛失・毀損を防止するよう適切に管理します。日行連・単位会のルールに従い、事件簿への払出し番号の記録、使用済み控えの保管（原則2年間）、施錠保管を徹底します。
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  アクセス制御とバックアップ
  顧客データは端末・クラウドのアクセス権を限定し、定期バックアップと二要素認証で守ります。
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  クラウド利用時の確認
  クラウドサービスのデータ保管場所・委託先管理・セキュリティ体制を確認し、依頼者情報の取扱いに配慮します。

主な根拠・一次ソース

• 国税庁 電子帳簿保存法関係
• 国税庁 電子帳簿保存法一問一答（Q&A）
• e-Gov法令検索 電子署名及び認証業務に関する法律
• 個人情報保護委員会 要配慮個人情報に関するFAQ
• 日本行政書士会連合会 職務上請求書の適正な使用及び取扱いに関する規則

よくある質問

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既製ツールの組み合わせで足りない部分は、案件管理・期限管理・顧客管理を一体化した業務システムで補えます。TechSyncは士業の実務フローを理解したうえで、無理のない範囲のシステム化をご提案します。